Wer wünscht sich nicht ein optimiertes Zeitmanagement, um mehr aus der eigenen (Arbeits-) Zeit herauszuholen? Wenn man sich ein besseres Zeitmanagement aneignen möchte, kann man auf eine Vielzahl von Zeitmanagement-Methoden zurückgreifen, wobei nicht jede Methode für jede Person geeignet ist. Hier stelle ich dir die 5 sinnvollsten Zeitmanagement-Methoden vor, mit denen du deine Produktivität steigern kannst. Probiere für dich aus, was funktioniert!
Hast du auch das Gefühl, dass dein Tag oft viel zu schnell vorbei geht und du am Ende des Tages noch lange nicht alles erledigt hast, was du auf der To Do Liste stehen hast und eigentlich erledigen wolltest?
Keine Sorge, du bist nicht allein (auch wenn das vielleicht nicht wirklich weiterhilft). Viele Selbständige und Unternehmerinnen kämpfen täglich damit, ihre Zeit effektiv zu nutzen und ihre Aufgaben produktiv zu erledigen.
Podcast-Episode #040: 5 Zeitmanagement-Methoden für mehr Produktivität
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Podigee. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Doch es gibt auch gute Nachrichten: Es gibt eine Vielzahl von Zeitmanagement-Methoden, die dir helfen können, deine Zeit optimal zu nutzen und deine Produktivität rund um dein Online-Marketing zu steigern.
In diesem Artikel zeige ich dir die besten Methoden, mit denen du deine Ziele erreichen und deine Träume verwirklichen kannst. Von der Pomodoro-Technik bis zur Eisenhower-Matrix – lass uns gemeinsam schauen, welche der Methoden für dich funktionieren und zu deinem Leben und deinen Bedürfnissen passen könnte.
Was ist Zeitmanagement
Zeitmanagement bezeichnet grundsätzlich die Fähigkeit, die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen, um bestimmte gesetzte Ziele zu erreichen und Aufgaben zu erledigen. Es geht also darum, die eigenen (Marketing-) Aktivitäten so zu planen, dass man seine Zeit möglichst effektiv nutzt und dadurch mehr erreicht.
Das Ziel des Zeitmanagements ist es also, die eigene Produktivität zu steigern und so auch Stress sowie Zeitdruck zu reduzieren. Es geht darum,
5 Zeitmanagement-Methoden zur Steigerung der Produktivität
Gottlob haben sich Menschen schon immer Gedanken darüber gemacht, wie sie die eigene Produktivität (und auch die anderer) steigern können. Du kannst also auf bewährte Zeitmanagement-Methoden zurückgreifen, sie in deinen Tagesablauf integrieren und schauen, welche der zahlreichen Methoden für dich am besten funktioniert. Auch wenn die Strategien unterschiedliche Ansätze haben, führen sie doch dazu,
dir mehr Zeit im Laufe des Tages zu verschaffen,
Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit zu setzen,
Aufgaben in sinnvoller Reihenfolge zu erledigen,
schlechte bzw. zeitfressende Gewohnheiten abzulegen oder
den Tag bewusster und achtsamer zu gestalten.
Pomodoro-Technik
Eine der meistgenannten Zeitmanagement-Methoden ist die Pomodoro-Technik, die tatsächlich nichts mit meinem Lieblingsgemüse zu tun hat.
[Übrigens: Tomaten gehören zum Fruchtgemüse. Sie sind ein “Mittelding” zwischen Obst und Gemüse. Als Obst werden Früchte, also die aus bestäubten Blüten entstandenen essbaren Pflanzenteile, bezeichnet. In der Regel sind Obstpflanzen mehrjährig. Beim Gemüse dagegen werden andere Pflanzenteile als die Früchte gegessen. Gemüsepflanzen sind meist einjährig. Zudem haben sie deutlich weniger Zucker als beispielsweise Apfel oder Kirschen. Darum zählen Tomaten, Zucchini, Kürbisse, Gurken und Auberginen zum Fruchtgemüse. Quelle: https://www.terramore.net/de/produkt/pomodoro/]
Die Pomodoro-Technik ist eine Methode des Zeitmanagements, bei der Arbeit in 25-minütigen Intervallen (Pomodori) mit jeweils 5-minütigen Pausen durchgeführt wird. Nach vier Pomodori gibt es dann eine längere Pause von meist 20-30 Minuten.
Der Name der Methode leitet sich von einem Küchentimer in Form einer Tomate (italienisch “pomodoro”) ab, den der Erfinder Methode, Francesco Cirillo, benutzt hat.
Die Vorteile der Pomodoro-Technik sind:
Höhere Produktivität: Durch die Fokussierung auf eine bestimmte Aufgabe und die Zeitbegrenzung werden die Aufgaben schneller erledigt.
Bessere Konzentration: Durch die klare Abgrenzung der Arbeitsintervalle wird die Konzentration gefördert und die Ablenkungen werden minimiert.
Weniger Stress: Durch die regelmäßigen Pausen nach jeweils 25 Minuten kann Stress reduziert werden.
Geringere Ermüdung: Durch die kurzen Arbeitsintervalle wird eine Überlastung vermieden
Die Nachteile der Pomodoro-Technik sind:
Weniger Flexibilität: Die Methode kann schwierig sein, wenn es notwendig ist, Aufgaben abzubrechen oder umzuplanen.
Strenge Zeitvorgabe: Die feste Zeitvorgabe kann für manche Menschen stressig sein und dazu führen, dass sie sich gestresst fühlen, wenn sie nicht alles in der vorgegebenen Zeit schaffen.
Langsame Einarbeitungszeit: Die Umstellung auf die Methode kann zu Beginn Zeit kosten und erfordert eine gewisse Gewöhnungsphase.
Insgesamt kann die Pomodoro-Technik jedoch eine effektive Methode sein, um die eigene Produktivität zu steigern und sich besser zu konzentrieren. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass sie nicht für jeden geeignet ist und dass es oft eine gewisse Anpassungsphase braucht, um die Methode optimal zu nutzen.
Für mich persönlich hat die Pomodoro-Technik nicht funktioniert. Das sollte aber nicht bedeuten, dass du sie für dich nicht ausprobieren solltest. Ich kenne viele Kolleginnen, die mit dieser Zeitmanagement-Methode hervorragend zurechtkommen und ihre Produktivität steigern können.
Getting Things Done (GTD) und mein Tipp dazu
Bei Getting Things Done geht es schlichtweg darum, dass du nicht einfach versuchst, deine ellenlange To-do-Liste irgendwie abzuarbeiten – das ist nämlich unmöglich, weil du als Selbständige oder Unternehmerin immer eine schier endlose To-do-Liste haben wirst. Vielmehr geht es bei GTD um die Priorisierung der Aufgaben in einem System.
Diese Zeitmanagement-Methode wurde von David Allen entwickelt und basiert auf der Idee, dass das Festhalten und Organisieren von Ideen in einem System dazu beiträgt, den Kopf frei zu machen und produktiver zu sein.
Die Methode besteht aus 5 Schritten:
Erfassen: Sammle alle Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen an einem Ort.
Kategorisieren: Ordne die Aufgaben nach Projekten und Zusammenhängen.
Planen: Plane die nächste Aktion für jedes Projekt und berücksichtige dabei die verfügbaren Ressourcen und Prioritäten
Erledigen: Führe die geplanten Aktionen aus.
Überprüfen: Überprüfe regelmäßig deine Projekte und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du noch auf Kurs bist.
Die Vorteile der GTD-Methode sind:
Bessere Organisation: Durch das Festhalten aller Aufgaben und Ideen in einem System behält man den Überblick und kann so Prioritäten setzen.
Weniger Stress: Durch die klare Organisation und die Priorisierung der Aufgaben wird Stress reduziert.
Erhöhte Produktivität: Durch die klare Planung und Strukturierung der Aufgaben wird die Produktivität gesteigert.
Mehr Kreativität: Das Auslagern von Ideen und Verpflichtungen macht den Kopf frei für mehr kreative Tätigkeiten.
Die Nachteile der GTD-Methode sind:
Hoher Zeitaufwand: Die Umsetzung der Methode erfordert zumindest zu Beginn eine gewisse Eingewöhnungsphase und dauert deswegen ein bisschen länger.
Fehlende Flexibilität: Die strikte Planung und Organisation kann dazu führen, dass es schwierig ist, auf unvorhergesehene Ereignisse oder Änderungen zu reagieren.
Komplexität: Die Methode kann aufgrund ihrer Komplexität und des benötigten Systems für manche Menschen schwer umsetzbar sein.
Ich finde den Grundgedanken von Getting Things Done richtig gut und ich denke, die Vorteile sprechen auch für sich. Allerdings war GTD wegen der Nachteile für mich so nicht umsetzbar.
Mein Tipp zu dieser Zeitmanagement-Methode
Ich habe diese Zeitmanagement-Methode Getting Things Done deswegen ein bisschen abgewandelt und arbeite mit zwei Systemen:
Im ersten System, das bei mir Trello ist, sammle ich alle Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen auf einem Board. Dort werden diese Aufgaben und Projekte auch sortiert und auf weiteren Boards (z.B. Content Plan, Projektplanung) sortiert.
Die (Tages-)Planung an sich mache ich allerdings ganz “oldschool” auf Papier mit einer modifizierten To-do-Liste, nämlich der Ziele-Liste. Dort kann ich pro Tag nur 3 Hauptaufgaben mit 3 Teilaufgaben notieren und diese dann Schritt für Schritt abarbeiten. Das funktioniert unheimlich gut für mich. Sollte ich nach Erledigung der Ziele-Liste noch Zeit zur Verfügung haben, suche ich mir einfach noch etwas vom Trello-Board.
Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix ist eine einfache, aber effektive Zeitmanagement-Methode, die dabei hilft, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren. Die Methode basiert auf der Idee, dass man seine Zeit und Energie am besten auf diejenigen Aufgaben fokussieren sollte, die jetzt im Moment wichtig und dringlich sind.
Die Methode besteht aus vier Quadranten:
Die Eisenhower-Matrix besteht aus vier Quadranten, die unterschiedlich qualifiziert sind.
Dringend und wichtig (links oben): Aufgaben in diesem Quadranten müssen sofort erledigt werden und haben einen hohen Stellenwert. Dazu können beispielsweise Deadlines oder wichtige Meetings gehören.
Wichtig, aber nicht dringend (rechts oben): Aufgaben in diesem Feld sind zwar wichtig, müssen aber nicht sofort erledigt werden. Hierzu gehören beispielsweise längerfristige Projekte oder strategische Planungen.
Dringend, aber nicht wichtig (links unten): Aufgaben in diesem Quadranten sind zwar dringend, haben aber keinen hohen Stellenwert. Hierzu gehören beispielsweise Unterbrechungen durch Telefonate oder E-Mails.
Weder dringend, noch wichtig (rechts unten): Aufgaben in diesem Quadranten haben keinen hohen Stellenwert und können später erledigt oder noch besser komplett gestrichen werden.
Die Vorteile der Eisenhower-Matrix als Zeitmanagement-Methode sind:
Klarheit: Durch die Aufteilung der Aufgaben in verschiedene Abschnitte wird man sich bewusster darüber, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und welche nicht.
Effektivität: Durch die Fokussierung auf die wichtigen und dringenden Aufgaben wird die Produktivität und Effektivität gesteigert.
Priorisierung: Durch die Aufteilung der Aufgaben und damit der Priorisierung nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit wird vermieden, dass man Zeit und Energie auf Aufgaben verschwendet, die keinen hohen Stellenwert haben (oder auch haben sollten 😉).
Die Nachteile der Eisenhower-Matrix sind:
Eindimensionalität: Die Methode berücksichtigt nicht alle Faktoren, die bei der Priorisierung von Aufgaben eine Rolle spielen können, wie beispielsweise die Komplexität einer Aufgabe.
Überlastung: Die Methode kann dazu führen, dass man sich ausschließlich auf die dringenden und wichtigen Aufgaben konzentriert, was zu Überlastung und Stress führen kann.
Mangelnde Flexibilität: Die Methode kann dazu führen, dass man sich zu sehr auf die Priorisierung der Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit fixiert und zu wenig flexibel auf Veränderungen reagiert.
Aus meiner Sicht ist die Eisenhower-Matrix eine gute Zeitmanagement-Methode, um mehrere Aufgaben zu priorisieren, die man schon zuvor als potentiell wichtig und dringend qualifiziert hat. Oder aber du führst bei jeder Aufgabe einen kurzen gedanklichen Check nach dieser Zeitmanagement-Methode durch, um sie priorisieren zu können.
Eat the Frog
Die „Eat the Frog“-Methode ist eine bekannte Strategie zur Verbesserung des Zeitmanagements und der Produktivität. Sie geht davon aus, dass man am effektivsten arbeitet, wenn man zuerst die unangenehmen oder schwierigen Aufgaben erledigt, die man normalerweise aufschiebt.
Der Gedanke dahinter ist, dass wenn man die schwierigsten Aufgaben zuerst erledigt, man sich den Rest des Tages auf die einfacheren und angenehmeren Aufgaben konzentrieren kann, ohne sich um die unangenehmen Aufgaben sorgen zu müssen.
Im Grunde genommen besteht die Methode darin, sich jeden Tag in der Frühe auf eine wichtige, aber unangenehme Aufgabe zu konzentrieren und sie zu erledigen, bevor man mit anderen Aufgaben beginnt. Diese unangenehme Aufgabe wird als „Frosch“ bezeichnet, weil es sich dabei um etwas handelt, das man nicht wirklich tun will, aber trotzdem tun muss, um produktiv zu sein.
Die Vorteile der “Eat the Frog”-Methode sind:
Erhöhte Produktivität: Durch die Erledigung der vermeintlich schwierigsten und unangenehmsten Methode zuerst, wird man motiviert, weitere Aufgaben zu erledigen und dadurch auch den Rest des Tages bzw. der Arbeitszeit produktiv zu sein.
Weniger Stress: Wenn man die schwierigen Aufgaben zuerst erledigt, muss man sich den Rest des Tages nicht mehr damit beschäftigen und kann sich auf andere Dinge konzentrieren.
Mehr Freizeit: Durch die effektive Nutzung der Arbeitszeit hat man mehr Zeit für Freizeitaktivitäten.
Die Nachteile der “Eat the Frog”-Methode sind:
Schwierige Umsetzung: Es kann schwierig sein, die Motivation aufzubringen, sich um die schwierigste Aufgabe als erstes zu kümmern.
Mangelnde Flexibilität: Wenn man den ganzen Tag damit verbringt, nur schwierige Aufgaben zu erledigen, kann das zu einer mangelnden Flexibilität führen.
Kein Wundermittel: Obwohl die Methode sehr effektiv sein kann, ist sie kein Allheilmittel. Man sollte immer noch sicherstellen, dass man effektiv plant und organisiert, um das Beste aus der Methode herauszuholen.
Eat the Frog ist so überhaupt nicht meins. Wenn ich morgens erst eine Kröte schlucken muss, dann habe ich schon fast keine Lust mehr. Dann doch lieber “Eat the Käsesahne”?
Um ehrlich zu sein: Ich denke gar nicht in Kröten- oder Käsesahne-Kategorien. Durch die Ziele-Liste gibt es einfach maximal 9 kleine Aufgaben pro Tag, die einfach erledigt werden müssen. Und dann schaue ich drauf und schnappe mir, was mich gerade in diesem Moment packt. Am Ende des Tages habe ich an möglichst viele der 3×3 Aufgaben, also 3 Hauptaufgaben mit 3 Teilaufgaben, einen Haken gemacht. Und das klappt wirklich gut!
Mehr Infos zum Thema „Eat the Frog“ gibt’s in der Podcast-Episode #081 vom ALLES IM GRIFF im Online-Marketing Podcast:
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Podigee. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Die „Time-Blocking“-Methode ist eine Strategie des Zeitmanagements, bei der man seinen Tag in Abschnitte oder „Blöcke“ von Zeit einteilt, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Im Wesentlichen plant man seine Zeit im Voraus und reserviert Zeitblöcke für spezifische Aufgaben oder Aktivitäten.
Die Methode besteht darin, einen Zeitplan zu erstellen und in diesem Zeitplan Zeitblöcke für spezifische Aufgaben zu reservieren. Zum Beispiel könnte man von 8:00 bis 10:00 Uhr einen Block für E-Mails und von 10:00 bis 12:00 Uhr einen Block für eine Präsentation reservieren.
Indem man diese Blöcke im Voraus plant und sie in seinem Kalender reserviert, kann man seine Zeit effektiver nutzen und sicherstellen, dass man genug Zeit für die wichtigen Aufgaben hat.
Die Vorteile der „Time-Blocking“-Methode sind:
Erhöhte Produktivität: Durch die Planung von Zeitblöcken für spezifische Aufgaben kann man sicherstellen, dass man genug Zeit hat, um wichtige Aufgaben zu erledigen, was zu einer höheren Produktivität führt.
Reduzierter Stress: Da diese Methode etwas Planung im Voraus bedarf, kann man sicherstellen, dass man genug Zeit hat, um seine Aufgaben zu erledigen, was zu einem reduzierten Stresslevel führen kann.
Bessere Zeitmanagement-Fähigkeiten: Indem man seine Zeit im Voraus plant, kann man seine Zeit besser organisieren und lernen, wie man seine Zeit effektiver nutzen kann.
Die Nachteile der „Time-Blocking“-Methode sind:
Weniger Flexibilität: Wenn man seine Zeit im Voraus plant, kann es schwierig sein, auf unvorhergesehene Ereignisse oder Änderungen im Zeitplan zu reagieren.
Zu strikt: Wenn man zu strikt an seinen Zeitblöcken festhält, kann das zu einem Gefühl der Unfreiheit führen und dazu führen, dass man sich gestresst fühlt, wenn man nicht alles erledigen kann, was man geplant hat.
Überplanung: Wenn man zu viele Aktivitäten oder Aufgaben in seinen Zeitplan einplant, kann das zu einer Überlastung führen und dazu führen, dass man nicht genug Zeit hat, um alles zu erledigen.
Zusammenfassend kann die „Time-Blocking“-Methode eine sehr effektive Methode sein, um das Zeitmanagement zu verbessern und die Produktivität zu steigern. Es ist jedoch wichtig, dass man flexibel bleibt und sich bewusst ist, dass es auch Nachteile gibt. Man sollte sich bemühen, den Zeitplan realistisch zu gestalten und genug Zeit für unvorhergesehene Ereignisse oder Änderungen im Zeitplan zu reservieren.
Für mich persönlich funktioniert die Arbeit mit Zeitblöcken sehr gut – gerade auch in der Kundenarbeit oder bei der Erstellung von Content. Für letzteres nutze ich z.B. auch die Zeitblöcke, die in der Marketing-Zeit entstehen, um meine Redaktionsplanung zu machen oder Blogartikel zu erstellen.
Falls du auch eine Möglichkeit suchst, produktiver zu sein, dann nutze die Zeitblöcke der Marketing-Zeit auch für dich 😉
Fazit
Beachte bitte, dass dies nur einige Beispiele für Zeitmanagement-Methoden sind. Diese können je nach Bedarf und Lebenssituation unterschiedlich gut geeignet sein. Während für mich z.B. Eat the Frog überhaupt nicht funktioniert, kann es für dich der Gamechanger sein. Probiere gerne aus, was für dich funktioniert!
Kennst du das? Du hast diese unsichtbare Mauer vor dir stehen, die dich daran hindert, bei deinem Marketingaufgaben in die Umsetzung zu kommen? Du weißt überhaupt nicht richtig, wo du anfangen sollst und dann lässt du es lieber bleiben und schickst den Wunsch nach Umsetzung für dein Online-Marketing zum Teufel.
Damit das nicht passiert, habe ich dir 5 nützliche Ideen mitgebracht, wie du garantiert in die Umsetzung kommst – und im besten Falle auch dran bleibst.
Podcast-Episode #038: Endlich in die Umsetzung kommen mit dem Online-Marketing
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Podigee. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Es gibt Menschen, die können das einfach richtig gut mit der Umsetzung. Die nehmen sich etwas vor und bleiben dran, bis es erledigt ist. Oder sie wiederholen Dinge einfach so lange, bis die Umsetzung zu einer Routine geworden ist, ohne die sie fast nicht mehr können.
Ich persönlich halte mich für semi-umsetzungsstark. Während es im privaten Bereich oftmals an der (dauerhaften) Umsetzung von Vorhaben mangelt oder scheitert, kann ich da in Bezug auf meinen Content bessere Erfolge erzielen. Wie ich persönlich das mache, erfährst du gleich auch noch.
Ich schaffe es nämlich schon seit mehreren Jahren, regelmäßig Longform-Content in Form von Blogartikeln, Podcast-Episoden und Newslettern zu erstellen. Und zwar Woche für Woche. Aber warum funktioniert das bei Content so gut und privat so wenig?
Setz dir ein Ziel und behalte es im Auge
Hast du dir in letzter Zeit mal Gedanken darüber gemacht, was du eigentlich mit deinem Business und damit auch mit deinem Marketing erreichen möchtest? Nein? Nun ja, in die Umsetzung zu kommen, ohne dass man ein klares und machbares Ziel vor Augen hat.
Machbares Ziel bedeutet dabei übrigens nicht, dass es nicht wirklich ambitioniert sein darf. Das darf und sollte es durchaus sein, damit du dich aus deiner “ach so gemütlichen” Komfortzone heraus bewegst und das Ziel für dich persönlich wirklich so erstrebenswert ist, dass du ins Tun kommst.
Mein Tipp: Setze dich hin, mach es dir gemütlich, hole dir ein Warm- oder Kaltgetränk deiner Wahl und schreibe einmal auf, was du in und mit deinem Business in 3 oder 5 Jahren (das kannst du dir aussuchen) erreicht haben möchtest. Wie stellst du dir deinen optimalen Arbeitstag oder deine wünschenswerteste Arbeitswoche vor?
Möchtest du z.B. nur noch vier Tage die Woche arbeiten? Möchtest du viel auf Reisen gehen oder einfach nur jeden Tag später anfangen zu arbeiten, damit du z.B. vorher noch Sport treiben, meditieren oder in Ruhe in einem Buch lesen kannst?
Schließe die Augen und male dir vor deinem inneren Auge die schönsten aller Zukunftsvisionen. Und lass dich dabei bitte auch nicht von deinem Gehirn einschränken – dieses möchte ja gerne, dass sich so wenig wie möglich ändert. Deshalb wird es dir immer wieder vorgaukeln, du solltest bloß nichts verändern.
Versuche aber mal ganz aktiv, an diesem Bild deines Wunschtages zu malen und dann schreibe dir in Jetzt-Form, also im Präsens, auf, wie dein Tag aussieht.
Das kann dann z.B. so aussehen:
“Es ist Dienstag, der 26.05.2026, und ich bin gerade aufgestanden und im Morgenmantel in die Küche gegangen, um mir einen Kaffee in meiner neuen Kaffeemaschine zuzubereiten.“ Gleich werde ich mich anziehen und dann eine Stunde an der Etsch entlang radeln, bevor ich duschen gehe und eine kurze Teambesprechung habe.
Lea und Sophie haben mir den Kursbereich meines neuen Online Programms erstellt und eine Präsentation für mich vorbereitet, auf die ich mich sehr freue. Das letzte Jahr ist so gut gelaufen, dass ich mein Team inzwischen auf 5 Freelancer aufstocken konnte, so dass ich mich um die technischen Belange nicht mehr selbst kümmern muss.
Danach werde ich meine nächste Workation in Holland planen – das mache ich immer noch gerne selbst, weil ich Spaß an Reiseplanung habe…”
Das ist wirklich nur ein Beispiel – es ist wichtig, dass du dir wirklich einmal überlegst, was dein Ziel ist und wofür du arbeitest und ein Business führst. Wenn das “warum” klar ist, kann das “wie” folgen.
Behalte jederzeit die Übersicht über dein Marketing
Was ich bei vielen meiner Kundinnen sehe, ist, dass sie gar nicht so ganz genau wissen, was sie tun. Viele stecken im ständigen Reaktions-Modus und haben die Übersicht über ihr Marketing und ihre Marketingaktivitäten vor lauter To Do’s und Hustle-Modus nahezu verloren.
Wenn du aber gar nicht weißt, welche Marketing-Kanäle du wann bespielst oder bespielen solltest, welche Marketing-Aktivitäten sinnvoll sind und du stattdessen immer nur reagierst statt zu agieren, dann scheitert schon daran oft die Umsetzung.
Ich rate deshalb dazu, sich erst einmal anzuschauen
welche Marketing-Kanäle man schon bespielt (aktiv und auch solche, die brach liegen)
welche Marketingaktivitäten du
wie oft vornimmst
wie sinnvoll diese Marketingaktivitäten sind (Stichwort: ROI)
Du kennst das vielleicht auch aus anderen Lebensbereichen: Fehlt dir die Übersicht über alle wichtigen Parameter, dann ist es sehr schwierig, mit einer bestimmten Aufgabe loszulegen. Man wird quasi ausgebremst und lässt es dann lieber bleiben. Da ist nichts mit Umsetzung.
Also verschaffe dir eine Übersicht und dann erstelle dir einen funktionierenden Fahrplan für die Umsetzung!
Gib Aufschieberitis keine Chance und committe dich!
Ganz häufig werde ich gefragt, wie ich es schaffe, so viel Content zu produzieren. In der Regel veröffentliche ich alle zwei Wochen einen neuen Blogartikel, alle zwei Wochen eine neue Podcast-Episode, schreibe jede Woche einen Newsletter und bin noch auf LinkedIn vertreten.
Meine Antwort lautet dann immer gleich: Es ist (auch) mein Job. Ich habe es mir vorgenommen und es meinen Newsletter-Abonnentinnen versprochen (im Bezug auf den Newsletter). Ich habe mich also mir selbst und meinen potenziellen Kundinnen gegenüber verpflichtet (wie gesagt, das klappt beruflich viel besser, als privat 🙈).
Deshalb gibt es bis auf wenige Ausnahmen meinen Content wie folgt:
Blogartikel alle zwei Wochen Donnerstag um 09:09 Uhr
Podcast-Episoden alle zwei Wochen um 05:05 Uhr
Newsletter jede Woche um 12:12 Uhr
LinkedIn-Beiträge im besten falle 2x pro Woche (an der Regelmäßigkeit arbeite ich noch)
Mein Zeitplan sieht vielleicht ein bisschen streng oder ungewöhnlich aus, aber er hilft mir, dranzubleiben und das ist ja im Endeffekt das, was zählt. Und ich sage das nicht, um dich zu frustrieren sondern um dir zu zeigen: Mit ein bisschen Umsetzungwillen und -stärke klappt das!
Deshalb mein Tipp: Committe dich und zieh das dann auch durch. Klingt einfach und das ist es im Grunde auch. Die Aufschieberitis hat wenig Chancen, wenn du deinem Content eine Priorität einräumst und diese Priorität dann auch einhältst.
Dazu zählt aber eben auch, dass dir zum einen die Wichtigkeit deines Contents für dein Marketing bewusst ist und du diese Wichtigkeit auch umsetzen möchtest. Versprich dir gegenüber, deinen Leser*innen, Zuhörer*innen, Kund*innen, wieviel Content du wann produzierst und dann liefere.
Ganz wichtig an dieser Stelle auch noch: Trau dich, dieses Versprechen einzugehen. Dir reißt niemand den Kopf ab, wenn du es dann mal nicht einhalten kannst. Aber es wird dir hoch angerechnet, wenn du regelmäßig Content produzierst und veröffentlichst. Von o.g. Personen und von Google!
Starte lieber unperfekt
Ganz viel hat das “in die Umsetzung kommen” aber auch damit zu tun, nicht der Perfektion zu verfallen. Denn theoretisch könnte jeder Blogartikel, jede Podcast-Episode, jeder Newsletter und jeder LinkedIn-Post vielleicht – oder auch ganz sicher – noch besser werden. Trotzdem gilt:
Regelmäßigkeit schlägt Perfektion. Immer.
Wie gut sind nicht veröffentlichte Blogartikel oder nicht geschriebene Newsletter? Siehst du 🙂
Und auch wenn ich das immer wieder höre, dass man “keine guten Texte” schreiben könne oder “nichts zu erzählen habe”. Wer sagt das denn?
Hier kann es übrigens auch helfen, sich professionelle Hilfe zu holen. Denn wenn dich dieser Hang zum Perfektionismus davon abhält, überhaupt ins Tun zu kommen, dann ist das nicht nur sehr schade, sondern mitunter schädlich für dein Business. Da lohnt es sich also vielleicht, noch mal näher hinzuschauen.
Oder du nutzt den Tipp ganz unten im Artikel 🔽
Und noch etwas: Ich habe es schon in vorherigen Blogartikeln erwähnt und möchte es noch mal wiederholen: Während meiner Schulzeit hätte mir niemand (meine Person eingeschlossen) zugetraut, dass ich regelmäßig Blogartikel und Newsletter schreibe. Ganz im Gegenteil.
Aber wir sind nicht mehr in der Schule. Du bist verantwortlich und du musst niemanden Rechenschaft ablegen. Also: Go for it!
Vertraue dir selbst
Als letzten Punkt habe ich dir einen direkten Mindset-Tipp mitgebracht – auch wenn die anderen Punkte natürlich auch alle mit Glaubenssätzen und Mindset zu tun haben.
Ich möchte dir aber an dieser Stelle mal sagen, dass du dir gerne vertrauen darfst. Du bist die Chefin in deinem Business, du triffst Entscheidungen. Das ist dein Job.
Wenn du klargestellt hast, dass du eine gute Entscheidung im Bezug auf dein Marketing getroffen hast, du also vielleicht einen Marketingkanal weglässt, dafür aber einen anderen Kanal regelmäßig bespielst, dann hast du eine Entscheidung gefällt. Vertraue dir selbst, dass diese Entscheidung jetzt gerade die beste Entscheidung ist, die du treffen konntest.
Verstehe mich nicht falsch: Der Weg zur Entscheidung ist schwierig und vielleicht kannst du den nicht alleine gehen. Ich jedenfalls kann es nicht, hole mir immer Hilfe von meinem Coach, die mir dann und wann einen Schubser gibt oder mir einfach die richtigen Fragen stellt.
Wenn du dich selbst also schwer damit tust, den richtigen Weg zu finden, um z.B. einen Marketing-Fahrplan zu erstellen, dann hole dir die passende Hilfe.
Aber wenn du die Entscheidung getroffen hast, dann vertraue dir selbst, dass diese für deine aktuelle Situation die bestmögliche Entscheidung war und stelle nicht immer wieder alle Entschlüsse auf den Prüfstand. Das ist nämlich nur eine Form der Prokrastination und die hält dich auch von der Umsetzung ab.
Zusatztipp: Coworking
Wenn alle anderen Parameter klar sind und du weißt, dass dir “nur” der letzte Anstupser fehlt, dann komm doch in die Marketing-Zeit, dem umsetzungsstarken Coworking für dein Online-Marketing.
Wir treffen uns zwei Mal im Monat für jeweils 3 Stunden zum gemeinsamen Coworking und ich stehe auch zu Beginn des jeweiligen Coworkings für kurze Fragen rund um das Marketing und die Content-Kreation zur Verfügung.
Ursprünglich wollte ich “mal eben” einen Blogartikel darüber schreiben, wie man Prioritäten richtig in seinem Business setzen kann. Doch dann wurde das Thema irgendwie immer größer und vor allem immer spiritueller. Und sicher kann man ein “Riesenfass” aufmachen, was das Thema Prioritäten richtig setzen im Business angeht. Das möchte ich aber an dieser Stelle nicht. Lieber möchte ich dir 3 handfeste Tipps geben, wie du es schaffst, bei deinen täglichen Aufgaben deine Prioritäten richtig im Business zu setzen. Ohne viel drumherum. Los geht’s!
Podcast-Episode zum Blogartikel: Prioritäten richtig setzen im Business – so geht’s
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Podigee. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Prioritäten richtig setzen – was bedeutet das eigentlich?
Zunächst einmal muss der Monk in mir ein bisschen ausholen, denn korrekterweise dürfte es nicht lauten, dass man “Prioritäten” setzt. Warum nicht?
Priorität (lateinisch prior ‚der Vordere‘) bezeichnet im Allgemeinen den Vorrang einer Sache. Dabei kann der Rang sich aus der zeitlichen Reihenfolge von Ereignissen ergeben (Dringlichkeit) oder umgekehrt eine Reihenfolge aufgrund einer Bewertung (Priorisierung) festgelegt werden [Quelle: Wikipedia]
Und da der Vorrang eben nur einer Sache zugebilligt werden kann, gibt es auch nur eine Priorität und nicht mehrere Prioritäten. Aber ich möchte nicht so kleinlich sein und/oder nur noch von Rangliste oder Reihenfolge sprechen.
Deshalb werde ich in diesem Blogartikel einfach darüber berichten, wie es ganz leicht geht, dass du deine wichtigsten Prioritäten im Business setzt. Dafür braucht es nämlich nur ein paar Grundregeln, die du beachten darfst.
Prioritäten setzen bedeutet nämlich, dass du darüber entscheidest, was als nächstes in deinem Business zu tun ist. Nicht dein Partner, nicht deine Kinder, nicht die Umstände sondern du selbst. Natürlich sollst du jetzt deine Family und auch deine Freizeitaktivitäten nicht außer acht lassen. Aber die Entscheidung an sich, welche Prioritäten du setzt, die triffst du. Das ist ein Privileg, was wir als Selbständige und Unternehmerinnen haben.
Ich glaube, dass es einen großen Unterschied macht, wenn wir das Prioritäten richtig setzen im Business nicht (nur) als Belastung empfinden sondern als Chance, unser Business und unser Leben selbst zu gestalten.
So schaffst du es, die Prioritäten RICHTIG zu setzen
“Ich schaffe es einfach nicht, meine Prioritäten (richtig) zu setzen.”
Diesen Satz höre ich ganz häufig von meinen Kundinnen. Fast allen geht es so, dass sie aufgrund der Vielzahl der Aufgaben, die täglich zu erledigen wären, überfordert sind, Entscheidungen zu treffen.
Wie bekommst du es denn jetzt hin, dir jeden Morgen zu überlegen, was wichtig ist und was wirklich wirklich wirklich dringend erledigt werden sollte? Wie kannst du feststellen, warum die eine superwichtige Aufgabe den Vorzug vor der anderen superwichtigen Aufgabe bekommen sollte?
Hier findest du die drei Tipps, die dazu führen, dass du es schaffst, deine Prioritäten richtig zu setzen. Ohren und Stifte gespitzt!
Tipp 1: Du gehst vor – mache dich zur absoluten Priorität!
Bei dem Tipp denkst du dir jetzt vielleicht: Laaaaaaaangweilig. Oder du denkst: Hääh, was hat das jetzt mit Prioritäten setzen im Business zu tun?
Naja, wer ist die wichtigste Person in deinem Business? Du! Wenn es dir nicht gut geht, du nicht “funktionierst”, du nicht arbeiten kannst oder mit deinen Gedanken ganz woanders bist, dann wird es dir auch schwer fallen, die täglichen Aufgaben in deinem Business zu erledigen.
Das mag vielleicht ein bisschen nach Binsenweisheit klingen. Aber wenn du ganz ehrlich bist und in dich hineinhorchst: Wie oft schreibst du auf deine To Do-Liste “In Ruhe Kaffee trinken”, “Mittagsspaziergang” oder “10 Minuten ausruhen”? Genau… and here we are!
Mögliche Fallen: Haushalt & Freizeit
Eine mögliche Falle, in die ich leider auch ab und zu tappe ist, sich nicht genug Erholungszeit zu gönnen. Da wird in jeder Minute, in der man nicht arbeitet, etwas anderes “wichtiges” erledigt. Aufgeräumt, sauber gemacht, Wäsche gewaschen, ein möglichst toller Ausflug mit den Kindern geplant, etc.
Da spielt ganz viel Mindset mit rein und (zumindest kann ich das für mich behaupten): Glaubenssätze. Vielleicht kennst du ja auch so Sätze oder bist wie ich damit aufgewachsen:
“Erst die Arbeit, dann das Vergnügen”
“Ohne Fleiß kein Preis”
“Wenn es bei mir nicht ordentlich ist, dann habe ich mein Leben nicht im Griff”
Die Erholung hat dabei keine Priorität, sondern Dinge, von denen man meint, sie müssten jetzt erledigt werden. Horch da mal in dich rein – ist das wirklich so? Ist dir gerade wichtiger, dass auf dem Schrank keine Staubflocken liegen, als dass du mal 10 Minuten in Ruhe einen Kaffee auf der Couch trinken kannst?
Durchatmen. Auftanken.
Mindset-Shift: Humankapital
Einen Mindset-Shift in Sachen Prioritäten setzen im Business hat auch das Thema Humankapital bei mir bewirkt. Ich neige ja ein bisschen dazu, Themen aus anderen Wissensgebieten auf das Online-Business generell anzuwenden. Das konntest du auch im Blogartikel “Offene Gestalten und dein Online Business – das haben sie gemeinsam” feststellen, wo es um die Anwendung eines Prinzips aus der Gestaltpsychologie auf das Online-Business geht.
Aber was hat das jetzt mit Humankapital zu tun?
Nun, zum Humankapital gehört per Definition das in den Mitarbeitern verkörperte individuelle Humankapital: Hierunter sind die Fähigkeiten, Fertigkeiten, Wissen, Erfahrung, Motivation und Innovationsfähigkeit der Mitarbeiter zu fassen, aber auch die Gesundheit als Voraussetzung für körperliche und geistige Leistungsfähigkeit.
Und gerade bezüglich des letzten Punktes “…die Gesundheit als Voraussetzung für körperliche und geistige Leistungsfähigkeit” sind wir wieder bei der Prioritätensetzung.
Wenn du dich als wichtigen oder sogar wichtigsten Punkt in deinem Business siehst, was vor allem der Fall sein wird, wenn du Solopreneurin bist, dann bist du das Humankapital. Und zwar mit all deinen Fähigkeiten, Fertigkeiten, Wissen, Erfahrung, Motivation und Innovationsfähigkeit. Und zwar in dem Rahmen, in dem es deine Gesundheit zulässt.
Prioritäten im Business setzen heißt also in erster Linie, auf dich und deine Gesundheit aufzupassen und für dich zu sorgen.
Tipp 2: Überblick behalten, um Prioritäten richtig setzen zu können
Der zweite Tipp ist nicht minder wichtig, denn ohne ihn funktioniert es nicht, die richtigen Prioritäten im Business setzen zu können.
Du musst dir einen Überblick über dein Business verschaffen und diesen Überblick auch behalten (können).
Überblick verschaffen
Zunächst ist es aber wichtig, dass du dir einen Überblick verschaffst. Nur wenn du weißt, was gerade der status quo in deinem Business ist, kannst du auch richtige Entscheidungen treffen.
Zum status quo zählen dabei alle wichtigen Säulen deines Business, z.B.:
Administration
Buchhaltung
Angebote
Marketing mit
Website
Content-Marketing
E-Mail-Marketing
Technik & Tools
Über all’ diese Punkte solltest du dir zunächst einen Überblick verschaffen und zu jeder Zeit genau wissen, was der nächste Schritt in deinem Business ist. Was möchtest du erreichen? Welches Ziel hast du im Visier?
Extra-Tipp: Alles im Griff?!
In “Alles im Griff – Das Programm” machen wir übrigens genau das: Wir verschaffen uns zunächst einen Überblick über den status quo in deinem Business und erarbeiten dann einen Fahrplan für deine Marketing-Aktivitäten. Schluss mit Marketing-Überforderung, die dir nichts bringt außer volle To Do-Listen. Falls dich das interessiert, kannst du dir hier alle Informationen zum „Alles im Griff-Programm“ ansehen.
Hast du den Überblick und den Fahrplan für dein Business, dann kannst du auch Prioritäten setzen!
Tipp 3: Jeden Tag entscheiden, was wirklich wichtig ist
Wenn du versuchst, mit einer klassischen To Do-Liste Prioritäten zu setzen, dann wirst du vermutlich scheitern. Eine klassische To Do-Liste ist ja eine Ansammlung aller Aufgaben, die du aktuell in deinem Business zu erledigen hast bzw. zu erledigen hättest.
Diese To Do-Liste ist unendlich. Wenn du eine Aufgabe erledigst, kommen direkt drei neue dazu. Deshalb brauchst du eine Möglichkeit, wie du deine täglichen Aufgaben priorisieren kannst.
Wenn du Prioritäten im Business setzen willst, dann musst du das jeden Tag auf’s neue tun. Dabei solltest du immer von dem großen Ganzen ins Kleine denken.
Vom Großen ins Kleine denken – so geht’s
Was ich meine: Welches große Projekt hast du gerade oder welches Angebot willst du verkaufen? Was musst du erledigen, um das Projekt voranzutreiben oder das Angebot zu verkaufen. Ein Beispiel, vereinfacht dargestellt:
Ich möchte mein Angebot “Alles im Griff – Das Programm” verkaufen.
Dafür sollte ich
die Website vorbereiten mit Landingpages & Co.
regelmäßig passende Blogartikel schreiben
ein Angebot für 0,00 € entwickeln, was zu „Alles im Griff“ passt
in Social Media Posts für das Thema sensibilisieren
regelmäßig Newsletter schreiben usw.
Für die Content-Teile habe ich einen festen Zeitplan, d.h. immer Donnerstags bekommen meine Newsletter-Abonnent*innen meine Strukturpost. Alle zwei Wochen donnerstags veröffentliche ich einen neuen Blogartikel.
Außerdem gibt es ein passendes Angebot für 0,00 € zu meinem Angebot “Alles im Griff – Das Programm”, die Ziele-Liste. Für diese Ziele-Liste habe ich bereits die entsprechenden Webseiten wie Landingpage, Fast-Fertig- und Dankeseite sowie eine Automation erstellt, mit dem ich die Ziele-Liste ausliefere und mit der Begleit-E-Mails versendet werden.
Nun möchte ich zunächst dieses kostenlose Angebot„Ziele-Liste“ vermarkten, damit sich mehr Menschen in meine Newsletter-Liste eintragen und ich dann ab Herbst auf mein Angebot, nämlich das 10-Wochen-Programm “Alles im Griff” aufmerksam machen kann.
Das große Ganze ist also die Promotion von Alles im Griff. Einen Teil der Unteraufgaben dazu habe ich schon erledigt, weil sie für mich Priorität hatten. Nun ist es wichtig, dass ich Blogartikel schreibe, dort auf mein Angebot für 0,00 €, also die Ziele-Liste, aufmerksam mache und regelmäßig Newsletter versende.
Dauer – Prioritäten im Business
Die Rangfolge meiner To Do’s sehen deshalb so aus:
Thematisch passende Blogartikel schreiben (mit Unteraufgaben Text erstellen, Grafiken erstellen, Text einpflegen, Veröffentlichung, Content-Recycling für Social Media)
Podcast-Episoden erstellen (mit Hinweis auf die Ziele-Liste)
Newsletter schreiben, in denen ich wertvolle Tipps zum Blogartikel-Thema und zum Online-Marketing generell gebe
Von diesen “Marketing-Grundaufgaben” rund um das Angebot “Alles im Griff” fließen jeden Tag Teilaufgaben auf meine Ziele-Liste bzw. in meine 1-Minute-To-Do-Liste in Trello.
Tägliche Prioritäten hinzufügen
Außerdem gibt es jeden Tag noch weitere kleine Aufgaben, die wichtig sind, z.B.
Kunden-Sachen (keine Termine! Die gehören in den Kalender)
Social Media-Aktivitäten (kommentieren und posten)
Administrative Aufgaben
Überarbeitung weiterer Angebote, die gerade keine Priorität haben
Der Trick ist, dass du jeden Tag neu entscheidest, was heute wichtig ist – und zwar ohne dass du das große Ganze aus den Augen verlierst. Vom Großen zum Kleinen deine Aufgaben in machbare Häppchen unterteilen. Das ist deine (Haupt-) Aufgabe in deiner Selbständigkeit und in deinem Business. Und auch zu entscheiden, bestimmte Dinge nicht zu tun.
So fallen bei mir als erstes die Social Media Aktivitäten raus, wenn es sich zeitlich nicht ausgeht. Das deshalb, weil ich eine große Freundin von Suchmaschinen und nachhaltigem Content bin. Ein Beitrag auf Social Media verschwindet innerhalb kürzester Zeit. Ein Blogartikel gewinnt mit der Zeit an Fahrt. Deshalb setze ich meine Priorität immer (!) auf suchmaschinenrelevanten Content.
Die Ziele-Liste
Ich habe dir ja schon angedeutet, dass ich die Ziele-Liste für das beste Tool halte, um deine täglichen To Do’s zu priorisieren. Wenn du magst, dann kannst du sie dir hier für 0,00 € sichern und ausprobieren, ob sie für dich einen ähnlichen Game-Changer darstellt, wie für mich.
Ich bin mir ziemlich sicher: So schaffst du es, in deinem Business Prioritäten zu setzen.
Seit ich selbständig bin, nutze ich To Do-Listen in unterschiedlicher Form. Ich habe da auch echt schon viel ausprobiert. Mal als klassische To Do-Liste auf Papier, mal im Rahmen eines Online-Tools oder eine Kombination aus beidem. Im letzten Jahr bin ich dann aber auf eine andere Art von Liste umgestiegen, die bei mir zusammen mit einem Online-Tool zu einem richtigen Produktivitäts-Boost geführt hat: Die Ziele-Liste. Ob man eine To Do-Liste braucht, was genau die Ziele-Liste ist und warum sie so einen Unterschied macht, das erfährst du hier.
Podcast-Episode zum Blogartikel: Mein bester Tipp für mehr Produktivität im Business
Du möchtest dir lieber eine Podcast-Episode zum Thema anhören? Dann bitte hier lang:
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Podigee. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Was eine To Do-Liste ist, das dürfte wohl jedem klar sein. In der klassischen Papierform ist es eine aus einer oder zwei Spalten bestehenden Liste, in der alle zu erledigenden Aufgaben gegebenenfalls mit Deadline eingetragen werden.
Eine solche To Do-Liste ist grundsätzlich sinnvoll, sofern sie zu mehr Produktivität und Struktur im Alltag führt. Mit To Do-Listen lassen sich Aufgaben nämlich übersichtlich darstellen und Prioritäten abbilden bzw. durch das Abhaken auch Erfolge festhalten.
Im besten Falle entlastet diese To Do-Liste das Gedächtnis. Aber eben nur im besten Falle…
Warum du dich mit einer To Do-Liste selbst boykottieren kannst
Das große Problem an der klassischen To Do-Liste auf Papier ist aber folgendes:
Du schreibst ungefiltert einfach alle To Do’s untereinander auf. Privat, beruflich, alles, was du meinst, erledigen zu müssen. Es entsteht eine unglaublich lange, unübersichtliche Liste, oder?
“Ich habe seit langer Zeit eine To-do-Liste, die nicht schaffbar ist, an der zu scheitern alternativlos ist. Dass mich das nicht glücklich machen kann, erkenne ich selbst.”
Durch das ungefilterte Aufschreiben aller deiner Aufgaben und die eindimensionale Betrachtung, die eine To Do-Liste auf Papier eben nur bieten kann, führst du dich selbst unweigerlich in einen Zustand des Unwohlseins. Du kannst es nicht schaffen, eine leere To Do-Liste zu haben. Das ist schlichtweg als Selbständige oder Online-Unternehmerin nicht möglich. Es gibt immer etwas zu tun. Du boykottierst dich und ein etwaiges Erfolgserlebnis also, wenn du eine reine To Do-Liste auf Papier nutzt.
To Do-Liste auf Papier oder Online-Tool – was ist besser?
Diese Frage zu stellen ist genauso, als würde ich dich fragen, wie du deine Wochenplanung lieber machst. Die einen schwören für die Erstellung der To Do-Liste auf Stift und Papier, die anderen arbeiten am liebsten mit einem Online-Tool wie z.B. Trello oder Asana.
Ich persönlich nutze jetzt seit zwei Jahren die 1-Minute-To-Do-List von Linnenberger im Tool Trello. Hier findest du einen tollen Blogartikel von Claudia Kauscheder zu diesem Thema: “Von der ToDo- zur Done-Liste mit Trello”.
Tatsächlich hat auch mir die Nutzung von Trello sehr dabei geholfen, mich zu strukturieren und einen Zeithorizont in meine To Do-Liste zu integrieren. Außerdem liebe ich gute Online-Tools und da gehört für mich Trello definitiv dazu. Natürlich funktionieren auch ähnliche Prinzipien bei Asana und Co.
Es ist also einfach eine Frage der Vorliebe, ob du online oder offline besser eine To Do-Liste führen kannst – und auch der Flexibilität. Denn natürlich sind Kärtchen schneller verschoben und durch die unterschiedlichen Listen wird die To Do-Liste nicht einfach nur immer länger sondern sie ist auch vielschichtiger.
Die Vorteile der virtuellen To Do-Liste wie leichtere Auffindbarkeit, ständige Verfügbarkeit, leichtere Bearbeitung und auch gemeinsame Nutzungsmöglichkeiten im Team sind also nicht von der Hand zu weisen.
Auf der anderen Seite ist so eine Papier-Liste, die auf dem Schreibtisch liegt eben auch ganz praktisch, oder?
Beide Systeme nutzen – ergibt das Sinn?
Ich kenne zahlreiche Selbständige, die beides parallel nutzen, also eine To Do-Liste auf Papier und daneben ein Online-Tool. So ähnlich mache ich es ja auch und ich finde es – mit Einschränkung – tatsächlich auch sinnvoll.
Wichtig ist aus meiner Sicht aber, dass du für dich selbst bestimmst, an welcher Liste du dich hauptsächlich orientierst und welches deine Hilfsliste sein soll.
So kannst du z.B. die Papier-Liste dazu nutzen, einfach alles ungefiltert zu sammeln, um es dann in das Online-Tool, z.B. Trello, zu übertragen. Ob du dir damit aber eine unnötige Mehrarbeit aufhalst, musst du für dich entscheiden.
To do or not to do – that is the question!
Um an dieser Stelle mal mit einem wichtigen Glaubenssatz aufzuräumen: To Do-Listen sind, egal ob offline oder online, keine Sammelstelle für Termine oder sonstige Ereignisse. Bei To Dos geht es um Aufgaben, die abgearbeitet, also erledigt werden müssen.
Deshalb haben Termine zwar etwas im Kalender, nicht aber auf deiner To Do-Liste zu suchen.
Wenn du also das nächste Mal in Versuchung geraten solltest, eine Kundenbesprechung oder einen Zahnarzttermin auf die To Do-Liste zu setzen: Lass es 😉
Ziele-Liste statt To Do-Liste: Der Mindset-Shift
Wie du vielleicht gemerkt hast, bin ich nicht grundsätzlich von To Do-Listen abgeneigt. Dennoch stört mich am Prinzip der To Do-Liste, dass es einfach eine Ansammlung ungefilterter und unsortierter Aktivitäten ist, die irgendwie und irgendwann erledigt werden müssen.
Auch wenn du jetzt einwenden solltest, dass du eine besondere Struktur in deiner To Do-Liste hast und vielleicht durch farbliche Markierungen oder Überschriften versuchst, sie ein bisschen übersichtlicher zu gestalten. Hand auf’s Herz: Klappt das wirklich?
Tue dies, bevor du deine To Do’s aufschreibst
Dass du dir zunächst einmal Gedanken darüber machst, ob es sich tatsächlich um Aufgaben handelt, die du auf deine To Do-Liste schreibst, hatten wir oben schon geklärt. Termine und sonstige Erinnerungen haben auf der To Do-Liste nichts zu suchen.
Darüber hinaus solltest du dir aber auch Gedanken darüber machen, was genau du mit einer To Do-Liste überhaupt erreichen willst:
möchtest du einfach alles aufschreiben, damit du nicht mehr dran denken musst
möchtest du deinen Tag strukturieren
machst du so deine Wochenplanung
willst du deine nächsten Ziele festhalten.
Wenn es einer dieser Punkte ist, dann kann ich dir nur sagen: Dafür ist die To Do-Liste nicht geeignet. Dann verwendest du das falsche Tool und machst dir unnötig Arbeit.
Deshalb eine Ziele-Liste und keine einfach To Do-Liste
Nach meinem Verständnis bringt eine einfache To Do-Liste, über deren Sinn und Sinnhaftigkeit du dir vorher keine Gedanken gemacht hast, gar nichts außer schlechter Gefühle. Denn wie bereits gesagt: Eine To Do-Liste hat für dich als Selbständige oder Online-Unternehmerin nie ein Ende.
Wenn du aber aus einer To Do-Liste eine Ziele-Liste machst, dann führt eine reine Ansammlung von Aktivitäten, die zu erledigen sind, zu einer Zielgerichtetheit deines Handelns.
So funktioniert die Ziele-Liste
Die Ziele-Liste funktioniert wie folgt: Du druckst dir die Ziele-Liste aus. Es ergibt Sinn, dass du sie nicht am PC ausfüllst, sondern auf Papier.
Du schreibst dir deine drei wichtigsten Ziele für den Tag auf. Das können drei Projekte sein oder Teilziele. Diese bestimmen deine Tagesplanung. Achte dabei aber unbedingt darauf, dass die Machbarkeit dieser drei Ziele auf deine freien zeitlichen Kapazitäten abgestimmt ist.
Diese drei Ziele untergliederst du dann in drei Unterziele bzw. drei Aufgaben. Als Beispiel:
Ziel: Blogartikel schreiben. Deine Unterziele könnten dann sein: Recherche, Grobfassung Text und Beitragsgrafik erstellen
Ziel: Administration. Deine Unterziele könnten dann sein: Zero Inbox, Email an Kundin beantworten, Schreibtisch aufräumen
Ziel: Alles im Griff. Die Unterziele könnten dann sein: Wartelisten-Landeseite überarbeiten, Automation überprüfen, Instagram-Post erstellen
Wichtig dabei ist: Es geht nicht darum, dass du jeden Tag alle Ziele oder Unterziele erledigst. Die können dich bei größeren Zielen oder Projekten länger begleiten. Oder die Unterziele des einen langfristigeren Ziels verändern sich immer wieder. Wenn du ein Ziel an einem Tag nicht hast erledigen oder erreichen können, dann darfst und sollst du es auf den nächsten Tag übertragen.
Der entscheidende Unterschied zur normalen To Do-Liste liegt nämlich darin, dass du dir morgens überlegst, was genau heute wichtig ist. Nicht, was morgen oder übermorgen oder nächste Woche wichtig ist. Sondern die Erledigung welcher Aufgaben (begrenzte Anzahl!) bringt dich heute wirklich weiter.
Diese Überlegung macht aus meiner Sicht den Unterschied.
Jeden Tag die Zeit nehmen, um über das wichtigste Ziel nachzudenken. Was will ich heute erreichen, was ist heute wichtig. Welche Aktivitäten muss ich heute erledigen, um einen Schritt vorwärts zu machen.
Hier kannst du dich für meinen Newsletter eintragen und bekommst dann meine Vorlage für die Ziele-Liste für 0,00 € zugesandt. Außerdem bekommst du zusätzliche E-Mails, in denen ich noch einmal darauf eingehe, wie du die Ziele-Liste am besten für dich nutzen kannst.
Wichtig dabei ist, dass du sie nutzt. Jeden Tag. Auch am Wochenende, wenn es dir hilft, denn auf der Ziele-Liste müssen nicht notwendigerweise nur berufliche Dinge stehen.
Umsetzen, umsetzen, umsetzen
Und dann bleibt nur noch eines zu tun: Umsetzen.
Ohne Umsetzung bleibt eine Liste auch nur das, was sie objektiv ist: Ein Stück Papier mit ein paar Worten darauf.
Dadurch, dass du dich aber morgens dazu entschieden hast, genau die genannten Aktivitäten zu erledigen, bist du ein Commitment eingegangen, in die Umsetzung zu kommen. Jeden Tag wieder.
Ich verspreche dir: Wenn du es schaffst, die Ziele-Liste einen Monat lang täglich für dich zu nutzen, dann kannst du hinterher nicht mehr ohne. Sie wird dir zu mehr Produktivität verhelfen und zu dem guten Gefühl, jeden Tag etwas getan zu haben, was direkt auf deine Ziele einzahlt. Und nicht nur einfach irgendwelche wilden To-Dos abgearbeitet zu haben (wenn überhaupt!).
Fazit
Für mich ist die Kombination aus der 1-Minute-To Do-Liste für den größeren Überblick und die Ziele-Liste auf Papier einfach perfekt. Oft stehen in der “Critical Now” Liste die gleichen oder ähnliche To-Dos wie auf der Ziele-Liste aber das stört mich nicht. Ganz im Gegenteil. Es bestätigt mich darin, dass ich auf dem richtigen Weg bin und gibt mir doppelte Genugtuung, wenn ich nicht nur einen Haken auf der Ziele-Liste machen sondern auch noch den Erledigt-Button auf dem Kärtchen in Trello drücken konnte.
Hinterlass mir gerne deinen Kommentar, ob die Ziele-Liste für dich auch so gut funktioniert oder ob du eine bessere Variante einer To Do-Liste für dich gefunden hast.
Ich bin Silke, Online-Marketing- und Content-Coach für selbstständige Frauen, die gestressten Marketing-Muffeln hilft, ihr Online-Marketing mit Leichtigkeit und Authentizität zu meistern, indem ich mit ihnen maßgeschneiderte Strategien entwickle, die nicht nur effektiv sind, sondern auch Spaß machen und perfekt zu ihrer Persönlichkeit passen."
