In meinem neuesten Interview durfte ich mit Claudia Werian über eines der zentralen Themen für jedes gut laufende Online-Business sprechen: Business-Organisation. Claudia ist Mentorin für Business-Organisation und arbeitet mit Selbstständigen und Unternehmer:innen daran, Struktur und Leichtigkeit in deren Berufsalltag zu bringen. Was das Geheimnis erfolgreicher Organisation ist, wie du mit einfachen Schritten für mehr Produktivität sorgen kannst und welche Tools dabei helfen – all das verrät Claudia in unserem spannenden Gespräch.
Wenn du also das Gefühl hast, deine To-do-Liste wächst schneller als du sie abarbeiten kannst, oder dich fragst, wie du dein Business besser organisieren kannst, dann ist dieser Artikel genau richtig für dich.
Podcast-Episode #125: Interview mit Mentorin für Business-Organisation Claudia Werian
Was bedeutet Businessorganisation wirklich?
Meine erste Frage an Claudia drehte sich darum, wie sie den Begriff „Businessorganisation“ definiert. Ihre Antwort war klar strukturiert: „Businessorganisation ist die Art und Weise, wie dein Business so aufgebaut wird, dass es einfach und reibungslos läuft.“
Für Claudia gehören verschiedene Bereiche dazu:
- Zielsetzung: Nur wer weiß, wo er hinwill, kann die richtigen Schritte in diese Richtung machen.
- Aufgabenmanagement: Eine gut durchdachte Aufgabenpriorisierung sorgt dafür, dass nichts liegen bleibt und gleichzeitig keine Überforderung entsteht.
- Zeitmanagement: Strukturierte Tages- und Wochenpläne bringen Ruhe in den Kopf und mehr Fokus in den Tag.
- Abläufe: Checklisten und standardisierte Prozesse sparen Energie und verhindern Fehler.
Besonders spannend fand ich Claudias Hinweis darauf, dass auch persönliche Bedürfnisse in die Organisation eingebunden werden müssen: „Jeder Mensch arbeitet anders. Eine Mutter mit kleinen Kindern hat andere Prioritäten und Möglichkeiten als jemand ohne familiäre Verantwortung. Deshalb richte ich Strukturen individuell aus.“
Einer der Hauptgründe für Chaos im Business ist laut Claudia das Fehlen von Prozessen. Sie nennt das Beispiel von Blogartikeln: „Wenn ich jedes Mal neu überlegen muss, ob ich gut genug recherchiert habe, ob die Bilder SEO-optimiert sind oder ob ich die Meta-Beschreibung richtig eingetragen habe, kostet mich das unheimlich viel Energie. Mit einer Checkliste bin ich auf der sicheren Seite, spare Zeit und gehe entspannter bei jeder neuen Aufgabe vor.“
Die Suche nach dem perfekten Tool
Ein wiederkehrendes Thema in puncto Businessorganisation ist die Frage: Welches Tool soll ich nutzen? Claudia selbst arbeitet hauptsächlich mit Asana. „In Asana bilde ich mein gesamtes Business ab, von meiner Wochenplanung über meinen Contentplan bis hin zu Branding-Infos wie Farben oder Schriftarten,“ erklärt sie.
Doch sie hat auch einen wichtigen Tipp parat: „Es gibt nicht nur DAS eine perfekte Tool. Vielmehr muss es zu deinen Bedürfnissen, deinem Alltag und deinem Stil passen.“
Hier schlägt Claudia drei strategische Schritte zur Tool-Auswahl vor:
- Kriterienliste erstellen: Was brauche ich von einem Tool? Möchte ich eine Kalenderübersicht? Ist eine mobile Version wichtig? Welche Funktionen sind unerlässlich?
- Ausprobieren: Teste verschiedene Tools und ihre Oberflächen. Gefällt dir das Layout? Findest du intuitiv alle Funktionen?
- Reflektieren: Nach einer Testphase solltest du aktiv bewerten, ob das Tool deinen Anforderungen entspricht. Wenn ja, bleib dabei. Wenn nicht, schaue dich weiter um.
Eine zusätzliche Anmerkung von Claudia hat mir besonders gefallen: „Das Tool ist nur so gut wie die Organisation in deinem Kopf. Nur weil du eine neue Software nutzt, wirst du nicht automatisch strukturierter. Du musst das Tool mit guten Gedanken und Prozessen füttern.“
Klein anfangen: Ordnung Schritt für Schritt
Claudia empfiehlt unbedingt, klein anzufangen, wenn man sich überfordert fühlt: „Viele meiner Kund:innen wollen gleich alles umkrempeln. Das funktioniert nicht. Stattdessen arbeiten wir uns Stück für Stück voran.“
Ein Beispiel, das Claudia gerne nennt: die Verwaltung von Notizen. Hier rät sie, sich auf einen Sammelort festzulegen – sei es Trello, Asana, Notion oder sogar eine analoge Methode – und sämtliche Gedanken und Ideen konsequent dort zu speichern.
Eine weitere kleine, aber wirkungsvolle Strategie: „Alles sollte seinen festen Platz haben – sei es das Ladekabel in einer Schublade oder wichtige digitale Dokumente in einem bestimmten Ordner.“
Claudias Weg zur Expertin für Businessorganisation
Claudias beruflicher Werdegang zeigt, dass Organisation für sie mehr ist als nur ein Job – es ist eine Leidenschaft. Ursprünglich arbeitete sie über 30 Jahre lang als Assistentin und später im Projektmanagement. Dort war sie für viele organisatorische Herausforderungen verantwortlich: von der Planung der Arbeitsabläufe ihrer Vorgesetzten bis hin zur Einführung neuer Prozesse.
„Organisation ist für mich eine ganz natürliche Fähigkeit und gleichzeitig etwas, das ich immer weiterentwickelt habe,“ sagt Claudia. Der Schritt in die Selbstständigkeit als Mentorin sei für sie also eine logische Weiterentwicklung gewesen.
Dabei setzt sie jedoch auf Individualität: Statt Kunden One-size-fits-all-Lösungen zu präsentieren, sucht sie in intensiven Gesprächen nach den Bedürfnissen, den Zielen und den Herausforderungen jedes Einzelnen.
Claudias Angebot: Der „By-your-Side“-Call
Für alle, die gerade das Gefühl haben, bei der Organisation ihres Business im Chaos zu stecken, bietet Claudia ein besonderes Angebot: den „By-your-Side“-Call.
Dabei handelt es sich um einen 90-minütigen, individuellen Beratungstermin, in dem Claudia mit dir gemeinsam deine aktuellen Herausforderungen angeht – ganz gleich, ob es um Zeitmanagement, Aufgabenplanung oder Prozessoptimierung geht. Was dieses Format so besonders macht, ist die anschließend integrierte WhatsApp-Betreuung.
„Es ist mir wichtig, dass die Teilnehmenden nicht beim Call stehen bleiben, sondern wirklich ins Tun kommen. Deshalb bin ich in den Tagen danach via WhatsApp für sie erreichbar, um sie während der Umsetzung zu begleiten und offene Fragen zu beantworten,“ erklärt Claudia.
Dieser Call ist perfekt für alle, die individuelle Unterstützung suchen und schnell Ergebnisse sehen möchten. Ein großer Vorteil: Der Fokus liegt auf praktischen Lösungen, die direkt im Alltag umgesetzt werden können.
Dranbleiben: Strukturen, die zu dir passen
Ein zentraler Punkt von Claudias Philosophie lautet: „Erfolg in der Organisation braucht kleine Schritte und Disziplin.“ Ihre Kund:innen unterstützt sie dabei mit klaren Prozessen und auf sie abgestimmten Methoden. Doch die Veränderung muss auch innerlich gewollt sein: „Wer nicht bereit ist, sich mit seinen Organisationsherausforderungen auseinanderzusetzen, wird keine langfristigen Verbesserungen erzielen.“
Für alle, die sich leicht entmutigen lassen, hat Claudia noch folgenden Ratschlag: „Manchmal braucht es nur einen kleinen Erfolg, der Mut macht, weiterzumachen. Also lieber mit etwas Kleinem starten und sich dann vorarbeiten.“
Mein persönlicher Austausch mit Claudia in „Alles im Griff“
Claudia war Teilnehmerin meines Programms „Alles im Griff“. Die Fortschritte, die sie während des Programms gemacht hat, sind beachtlich – darunter die Neugestaltung ihrer Website, der Start eines wöchentlichen Newsletters und das Veröffentlichen regelmäßiger Blogartikel.
Besonders stolz war sie darauf, ihre eigenen Marketingprioritäten klar zu definieren: „Für mich steht mein Newsletter an erster Stelle. Blogartikel kommen an zweiter Stelle, und Social Media hat die niedrigste Priorität.“
Claudia beschreibt das als befreiend: „Ich habe jetzt klare Prioritäten. Wenn es stressig wird, kann ich Aufgaben leichter streichen – und zwar ohne ein schlechtes Gewissen.“
Übrigens startet die nächste Runde „Alles im Griff“ am 03.02.2025 – dieses Mal mit 6-monatiger Begleitung. Wenn du dich also auch dabei unterstützen lassen möchtest, dein Marketing in den Griff zu bekommen, sei mit dabei!
Alle Infos dazu findest du hier: Alles im Griff – Programm
Abschlussgedanken
Claudia hat mir im Interview noch einmal gezeigt, dass Businessorganisation kein Hexenwerk ist, sondern das Ergebnis von kleinen, bewussten Entscheidungen. Mit den richtigen Werkzeugen, klaren Prioritäten und einer guten Portion Geduld wird Organisation sogar zu einer Sache, die Spaß macht und entlastet.
Für alle, die tiefer in das Thema einsteigen möchten, empfehle ich Claudias Newsletter. Dort teilt sie ihre besten Tipps und macht Lust darauf, die eigene Organisation auf das nächste Level zu bringen.
This or That – Die schnelle Fragerunde
Natürlich durfte am Ende unseres Gesprächs meine Standard-Fragerunde nicht fehlen. Claudias spontane Antworten geben spannende Einblicke in ihre persönlichen Vorlieben:
- Kaffee oder Tee? „Beides – aber Kaffee ist für mich ein Genussmittel. Zuhause trinke ich Lupinenkaffee, unterwegs ab und zu einen Latte Macchiato.“
- Meer oder Berge? „Meer, definitiv. Wasser entspannt mich unglaublich.“
- Blog oder Podcast? „Als Content-Erstellerin: Blog. Aber ich liebe es auch, Podcasts zu hören.“
- Instagram oder LinkedIn? „Von der Oberfläche her mag ich Instagram lieber, aber ich weiß, dass meine Zielgruppe auch viel auf LinkedIn zu finden ist.“
- Apple oder Windows? „Apple ist für mich die bessere Wahl.“
- Nutella-Brot mit oder ohne Butter? „Weder noch – ich esse gar kein Nutella!“
So erreichst du Claudia
Website: https://claudiawerian.com/
Newsletter: Business-Flow-Letter
Kostenloses Angebot: Struktur-Impuls-Call
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