Wer wünscht sich nicht ein optimiertes Zeitmanagement, um mehr aus der eigenen (Arbeits-) Zeit herauszuholen? Wenn man sich ein besseres Zeitmanagement aneignen möchte, kann man auf eine Vielzahl von Zeitmanagement-Methoden zurückgreifen, wobei nicht jede Methode für jede Person geeignet ist. Hier stelle ich dir die 5 sinnvollsten Zeitmanagement-Methoden vor, mit denen du deine Produktivität steigern kannst. Probiere für dich aus, was funktioniert!

Hast du auch das Gefühl, dass dein Tag oft viel zu schnell vorbei geht und du am Ende des Tages noch lange nicht alles erledigt hast, was du auf der To Do Liste stehen hast und eigentlich erledigen wolltest? 

Keine Sorge, du bist nicht allein (auch wenn das vielleicht nicht wirklich weiterhilft). Viele Selbständige und Unternehmerinnen kämpfen täglich damit, ihre Zeit effektiv zu nutzen und ihre Aufgaben produktiv zu erledigen. 

Podcast-Episode #040: 5 Zeitmanagement-Methoden für mehr Produktivität

Doch es gibt auch gute Nachrichten: Es gibt eine Vielzahl von Zeitmanagement-Methoden, die dir helfen können, deine Zeit optimal zu nutzen und deine Produktivität rund um dein Online-Marketing zu steigern. 

In diesem Artikel zeige ich dir die besten Methoden, mit denen du deine Ziele erreichen und deine Träume verwirklichen kannst. Von der Pomodoro-Technik bis zur Eisenhower-Matrix – lass uns gemeinsam schauen, welche der Methoden für dich funktionieren und zu deinem Leben und deinen Bedürfnissen passen könnte.

Was ist Zeitmanagement

Zeitmanagement bezeichnet grundsätzlich die Fähigkeit, die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen, um bestimmte gesetzte Ziele zu erreichen und Aufgaben zu erledigen. Es geht also darum, die eigenen (Marketing-) Aktivitäten so zu planen, dass man seine Zeit möglichst effektiv nutzt und dadurch mehr erreicht. 

Das Ziel des Zeitmanagements ist es also, die eigene Produktivität zu steigern und so auch Stress sowie Zeitdruck zu reduzieren. Es geht darum, 

• Prioritäten zu setzen, 
• Zeitfresser zu eliminieren und 
• sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. 

Mehr dazu kannst du auch in meinem Blogartikel “Zeitplanung für Selbständige im Online-Marketing” nachlesen.

5 Zeitmanagement-Methoden zur Steigerung der Produktivität

Gottlob haben sich Menschen schon immer Gedanken darüber gemacht, wie sie die eigene Produktivität (und auch die anderer) steigern können. Du kannst also auf bewährte Zeitmanagement-Methoden zurückgreifen, sie in deinen Tagesablauf integrieren und schauen, welche der zahlreichen Methoden für dich am besten funktioniert. Auch wenn die Strategien unterschiedliche Ansätze haben, führen sie doch dazu, 

• dir mehr Zeit im Laufe des Tages zu verschaffen,
• Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit zu setzen,
• Aufgaben in sinnvoller Reihenfolge zu erledigen,
• schlechte bzw. zeitfressende Gewohnheiten abzulegen oder
• den Tag bewusster und achtsamer zu gestalten. 

Pomodoro-Technik

Eine der meistgenannten Zeitmanagement-Methoden ist die Pomodoro-Technik, die tatsächlich nichts mit meinem Lieblingsgemüse zu tun hat. 

[Übrigens: Tomaten gehören zum Fruchtgemüse. Sie sind ein “Mittelding” zwischen Obst und Gemüse. Als Obst werden Früchte, also die aus bestäubten Blüten entstandenen essbaren Pflanzenteile, bezeichnet. In der Regel sind Obstpflanzen mehrjährig. Beim Gemüse dagegen werden andere Pflanzenteile als die Früchte gegessen. Gemüsepflanzen sind meist einjährig. Zudem haben sie deutlich weniger Zucker als beispielsweise Apfel oder Kirschen. Darum zählen Tomaten, Zucchini, Kürbisse, Gurken und Auberginen zum Fruchtgemüse. Quelle: https://www.terramore.net/de/produkt/pomodoro/]

Die Pomodoro-Technik ist eine Methode des Zeitmanagements, bei der Arbeit in 25-minütigen Intervallen (Pomodori) mit jeweils 5-minütigen Pausen durchgeführt wird. Nach vier Pomodori gibt es dann eine längere Pause von meist 20-30 Minuten. 

Der Name der Methode leitet sich von einem Küchentimer in Form einer Tomate (italienisch “pomodoro”) ab, den der Erfinder Methode, Francesco Cirillo, benutzt hat. 

Die Vorteile der Pomodoro-Technik sind:

Höhere Produktivität: Durch die Fokussierung auf eine bestimmte Aufgabe und die Zeitbegrenzung werden die Aufgaben schneller erledigt. 

Bessere Konzentration: Durch die klare Abgrenzung der Arbeitsintervalle wird die Konzentration gefördert und die Ablenkungen werden minimiert. 

Weniger Stress: Durch die regelmäßigen Pausen nach jeweils 25 Minuten kann Stress reduziert werden.

Geringere Ermüdung: Durch die kurzen Arbeitsintervalle wird eine Überlastung vermieden

Die Nachteile der Pomodoro-Technik sind:

Weniger Flexibilität: Die Methode kann schwierig sein, wenn es notwendig ist, Aufgaben abzubrechen oder umzuplanen.

Strenge Zeitvorgabe: Die feste Zeitvorgabe kann für manche Menschen stressig sein und dazu führen, dass sie sich gestresst fühlen, wenn sie nicht alles in der vorgegebenen Zeit schaffen.

Langsame Einarbeitungszeit: Die Umstellung auf die Methode kann zu Beginn Zeit kosten und erfordert eine gewisse Gewöhnungsphase.

Insgesamt kann die Pomodoro-Technik jedoch eine effektive Methode sein, um die eigene Produktivität zu steigern und sich besser zu konzentrieren. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass sie nicht für jeden geeignet ist und dass es oft eine gewisse Anpassungsphase braucht, um die Methode optimal zu nutzen.

Für mich persönlich hat die Pomodoro-Technik nicht funktioniert. Das sollte aber nicht bedeuten, dass du sie für dich nicht ausprobieren solltest. Ich kenne viele Kolleginnen, die mit dieser Zeitmanagement-Methode hervorragend zurechtkommen und ihre Produktivität steigern können.

Getting Things Done (GTD) und mein Tipp dazu

Bei Getting Things Done geht es schlichtweg darum, dass du nicht einfach versuchst, deine ellenlange To-do-Liste irgendwie abzuarbeiten – das ist nämlich unmöglich, weil du als Selbständige oder Unternehmerin immer eine schier endlose To-do-Liste haben wirst. Vielmehr geht es bei GTD um die Priorisierung der Aufgaben in einem System.

Diese Zeitmanagement-Methode wurde von David Allen entwickelt und basiert auf der Idee, dass das Festhalten und Organisieren von Ideen in einem System dazu beiträgt, den Kopf frei zu machen und produktiver zu sein. 

Die Methode besteht aus 5 Schritten:

Erfassen: Sammle alle Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen an einem Ort. 

Kategorisieren: Ordne die Aufgaben nach Projekten und Zusammenhängen.

Planen: Plane die nächste Aktion für jedes Projekt und berücksichtige dabei die verfügbaren Ressourcen und Prioritäten

Erledigen: Führe die geplanten Aktionen aus.

Überprüfen: Überprüfe regelmäßig deine Projekte und Aufgaben, um sicherzustellen, dass du noch auf Kurs bist.

Die Vorteile der GTD-Methode sind:

Bessere Organisation: Durch das Festhalten aller Aufgaben und Ideen in einem System behält man den Überblick und kann so Prioritäten setzen. 

Weniger Stress: Durch die klare Organisation und die Priorisierung der Aufgaben wird Stress reduziert. 

Erhöhte Produktivität: Durch die klare Planung und Strukturierung der Aufgaben wird die Produktivität gesteigert. 

Mehr Kreativität: Das Auslagern von Ideen und Verpflichtungen macht den Kopf frei für mehr kreative Tätigkeiten.

Die Nachteile der GTD-Methode sind:

Hoher Zeitaufwand: Die Umsetzung der Methode erfordert zumindest zu Beginn eine gewisse Eingewöhnungsphase und dauert deswegen ein bisschen länger.

Fehlende Flexibilität: Die strikte Planung und Organisation kann dazu führen, dass es schwierig ist, auf unvorhergesehene Ereignisse oder Änderungen zu reagieren. 

Komplexität: Die Methode kann aufgrund ihrer Komplexität und des benötigten Systems für manche Menschen schwer umsetzbar sein.

Ich finde den Grundgedanken von Getting Things Done richtig gut und ich denke, die Vorteile sprechen auch für sich. Allerdings war GTD wegen der Nachteile für mich so nicht umsetzbar. 

Mein Tipp zu dieser Zeitmanagement-Methode

Ich habe diese Zeitmanagement-Methode Getting Things Done deswegen ein bisschen abgewandelt und arbeite mit zwei Systemen: 

Im ersten System, das bei mir Trello ist, sammle ich alle Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen auf einem Board. Dort werden diese Aufgaben und Projekte auch sortiert und auf weiteren Boards (z.B. Content Plan, Projektplanung) sortiert. 

Die (Tages-)Planung an sich mache ich allerdings ganz “oldschool” auf Papier mit einer modifizierten To-do-Liste, nämlich der Ziele-Liste. Dort kann ich pro Tag nur 3 Hauptaufgaben mit 3 Teilaufgaben notieren und diese dann Schritt für Schritt abarbeiten. Das funktioniert unheimlich gut für mich. Sollte ich nach Erledigung der Ziele-Liste noch Zeit zur Verfügung haben, suche ich mir einfach noch etwas vom Trello-Board. 

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ist eine einfache, aber effektive Zeitmanagement-Methode, die dabei hilft, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren. Die Methode basiert auf der Idee, dass man seine Zeit und Energie am besten auf diejenigen Aufgaben fokussieren sollte, die jetzt im Moment wichtig und dringlich sind. 

Die Methode besteht aus vier Quadranten:

Die Eisenhower-Matrix besteht aus vier Quadranten, die unterschiedlich qualifiziert sind. 

Dringend und wichtig (links oben): Aufgaben in diesem Quadranten müssen sofort erledigt werden und haben einen hohen Stellenwert. Dazu können beispielsweise Deadlines oder wichtige Meetings gehören. 

Wichtig, aber nicht dringend (rechts oben): Aufgaben in diesem Feld sind zwar wichtig, müssen aber nicht sofort erledigt werden. Hierzu gehören beispielsweise längerfristige Projekte oder strategische Planungen. 

Dringend, aber nicht wichtig (links unten): Aufgaben in diesem Quadranten sind zwar dringend, haben aber keinen hohen Stellenwert. Hierzu gehören beispielsweise Unterbrechungen durch Telefonate oder E-Mails. 

Weder dringend, noch wichtig (rechts unten): Aufgaben in diesem Quadranten haben keinen hohen Stellenwert und können später erledigt oder noch besser komplett gestrichen werden. 

Die Vorteile der Eisenhower-Matrix als Zeitmanagement-Methode sind:

Klarheit: Durch die Aufteilung der Aufgaben in verschiedene Abschnitte wird man sich bewusster darüber, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und welche nicht. 

Effektivität: Durch die Fokussierung auf die wichtigen und dringenden Aufgaben wird die Produktivität und Effektivität gesteigert.

Priorisierung: Durch die Aufteilung der Aufgaben und damit der Priorisierung nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit wird vermieden, dass man Zeit und Energie auf Aufgaben verschwendet, die keinen hohen Stellenwert haben (oder auch haben sollten 😉).

Die Nachteile der Eisenhower-Matrix sind:

Eindimensionalität: Die Methode berücksichtigt nicht alle Faktoren, die bei der Priorisierung von Aufgaben eine Rolle spielen können, wie beispielsweise die Komplexität einer Aufgabe.

Überlastung: Die Methode kann dazu führen, dass man sich ausschließlich auf die dringenden und wichtigen Aufgaben konzentriert, was zu Überlastung und Stress führen kann.

Mangelnde Flexibilität: Die Methode kann dazu führen, dass man sich zu sehr auf die Priorisierung der Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit fixiert und zu wenig flexibel auf Veränderungen reagiert. 

Aus meiner Sicht ist die Eisenhower-Matrix eine gute Zeitmanagement-Methode, um mehrere Aufgaben zu priorisieren, die man schon zuvor als potentiell wichtig und dringend qualifiziert hat. Oder aber du führst bei jeder Aufgabe einen kurzen gedanklichen Check nach dieser Zeitmanagement-Methode durch, um sie priorisieren zu können. 

Eat the Frog

Die „Eat the Frog“-Methode ist eine bekannte Strategie zur Verbesserung des Zeitmanagements und der Produktivität. Sie geht davon aus, dass man am effektivsten arbeitet, wenn man zuerst die unangenehmen oder schwierigen Aufgaben erledigt, die man normalerweise aufschiebt. 

Der Gedanke dahinter ist, dass wenn man die schwierigsten Aufgaben zuerst erledigt, man sich den Rest des Tages auf die einfacheren und angenehmeren Aufgaben konzentrieren kann, ohne sich um die unangenehmen Aufgaben sorgen zu müssen.

Im Grunde genommen besteht die Methode darin, sich jeden Tag in der Frühe auf eine wichtige, aber unangenehme Aufgabe zu konzentrieren und sie zu erledigen, bevor man mit anderen Aufgaben beginnt. Diese unangenehme Aufgabe wird als „Frosch“ bezeichnet, weil es sich dabei um etwas handelt, das man nicht wirklich tun will, aber trotzdem tun muss, um produktiv zu sein.

Die Vorteile der “Eat the Frog”-Methode sind:

Erhöhte Produktivität: Durch die Erledigung der vermeintlich schwierigsten und unangenehmsten Methode zuerst, wird man motiviert, weitere Aufgaben zu erledigen und dadurch auch den Rest des Tages bzw. der Arbeitszeit produktiv zu sein. 

Weniger Stress: Wenn man die schwierigen Aufgaben zuerst erledigt, muss man sich den Rest des Tages nicht mehr damit beschäftigen und kann sich auf andere Dinge konzentrieren. 

Mehr Freizeit: Durch die effektive Nutzung der Arbeitszeit hat man mehr Zeit für Freizeitaktivitäten. 

Die Nachteile der “Eat the Frog”-Methode sind:

Schwierige Umsetzung: Es kann schwierig sein, die Motivation aufzubringen, sich um die schwierigste Aufgabe als erstes zu kümmern. 

Mangelnde Flexibilität: Wenn man den ganzen Tag damit verbringt, nur schwierige Aufgaben zu erledigen, kann das zu einer mangelnden Flexibilität führen. 

Kein Wundermittel: Obwohl die Methode sehr effektiv sein kann, ist sie kein Allheilmittel. Man sollte immer noch sicherstellen, dass man effektiv plant und organisiert, um das Beste aus der Methode herauszuholen. 

Eat the Frog ist so überhaupt nicht meins. Wenn ich morgens erst eine Kröte schlucken muss, dann habe ich schon fast keine Lust mehr. Dann doch lieber “Eat the Käsesahne”?

Um ehrlich zu sein: Ich denke gar nicht in Kröten- oder Käsesahne-Kategorien. Durch die Ziele-Liste gibt es einfach maximal 9 kleine Aufgaben pro Tag, die einfach erledigt werden müssen. Und dann schaue ich drauf und schnappe mir, was mich gerade in diesem Moment packt. Am Ende des Tages habe ich an möglichst viele der 3×3 Aufgaben, also 3 Hauptaufgaben mit 3 Teilaufgaben, einen Haken gemacht. Und das klappt wirklich gut!

Mehr Infos zum Thema „Eat the Frog“ gibt’s in der Podcast-Episode #081 vom ALLES IM GRIFF im Online-Marketing Podcast:

Time-Blocking

Die „Time-Blocking“-Methode ist eine Strategie des Zeitmanagements, bei der man seinen Tag in Abschnitte oder „Blöcke“ von Zeit einteilt, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Im Wesentlichen plant man seine Zeit im Voraus und reserviert Zeitblöcke für spezifische Aufgaben oder Aktivitäten.

Die Methode besteht darin, einen Zeitplan zu erstellen und in diesem Zeitplan Zeitblöcke für spezifische Aufgaben zu reservieren. Zum Beispiel könnte man von 8:00 bis 10:00 Uhr einen Block für E-Mails und von 10:00 bis 12:00 Uhr einen Block für eine Präsentation reservieren.

Indem man diese Blöcke im Voraus plant und sie in seinem Kalender reserviert, kann man seine Zeit effektiver nutzen und sicherstellen, dass man genug Zeit für die wichtigen Aufgaben hat.

Die Vorteile der „Time-Blocking“-Methode sind:

Erhöhte Produktivität: Durch die Planung von Zeitblöcken für spezifische Aufgaben kann man sicherstellen, dass man genug Zeit hat, um wichtige Aufgaben zu erledigen, was zu einer höheren Produktivität führt.

Reduzierter Stress: Da diese Methode etwas Planung im Voraus bedarf, kann man sicherstellen, dass man genug Zeit hat, um seine Aufgaben zu erledigen, was zu einem reduzierten Stresslevel führen kann.

Bessere Zeitmanagement-Fähigkeiten: Indem man seine Zeit im Voraus plant, kann man seine Zeit besser organisieren und lernen, wie man seine Zeit effektiver nutzen kann.

Die Nachteile der „Time-Blocking“-Methode sind:

Weniger Flexibilität: Wenn man seine Zeit im Voraus plant, kann es schwierig sein, auf unvorhergesehene Ereignisse oder Änderungen im Zeitplan zu reagieren.

Zu strikt: Wenn man zu strikt an seinen Zeitblöcken festhält, kann das zu einem Gefühl der Unfreiheit führen und dazu führen, dass man sich gestresst fühlt, wenn man nicht alles erledigen kann, was man geplant hat.

Überplanung: Wenn man zu viele Aktivitäten oder Aufgaben in seinen Zeitplan einplant, kann das zu einer Überlastung führen und dazu führen, dass man nicht genug Zeit hat, um alles zu erledigen.

Zusammenfassend kann die „Time-Blocking“-Methode eine sehr effektive Methode sein, um das Zeitmanagement zu verbessern und die Produktivität zu steigern. Es ist jedoch wichtig, dass man flexibel bleibt und sich bewusst ist, dass es auch Nachteile gibt. Man sollte sich bemühen, den Zeitplan realistisch zu gestalten und genug Zeit für unvorhergesehene Ereignisse oder Änderungen im Zeitplan zu reservieren.

Für mich persönlich funktioniert die Arbeit mit Zeitblöcken sehr gut – gerade auch in der Kundenarbeit oder bei der Erstellung von Content. Für letzteres nutze ich z.B. auch die Zeitblöcke, die in der Marketing-Zeit entstehen, um meine Redaktionsplanung zu machen oder Blogartikel zu erstellen. 

Falls du auch eine Möglichkeit suchst, produktiver zu sein, dann nutze die Zeitblöcke der Marketing-Zeit auch für dich 😉

Fazit

Beachte bitte, dass dies nur einige Beispiele für Zeitmanagement-Methoden sind. Diese können je nach Bedarf und Lebenssituation unterschiedlich gut geeignet sein. Während für mich z.B. Eat the Frog überhaupt nicht funktioniert, kann es für dich der Gamechanger sein. Probiere gerne aus, was für dich funktioniert!