Das E-Mail Marketing ist eine tolle Methode, wenn es darum geht, eine treue Community aufzubauen und ist deshalb ein Marketing-Tool, das man früher oder später in sein Content Marketing integrieren sollte. Das hat wahrscheinlich jede Selbständige oder Unternehmerin schon mal gehört. Vielleicht weißt du aber noch gar nicht genau, was E-Mail Marketing überhaupt ist, was die Unterschiede zum “einfachen” Newsletter sind und wie du mit dem E-Mail Marketing starten bzw. deinen Newsletter aufbauen kannst? 😉 

In diesem Blogartikel erkläre ich dir die wichtigsten Dinge zum E-Mail Marketing und zum Newsletter Aufbau, die du wissen solltest. 

Podcast-Episode zum Blogbeitrag: So klappt der Newsletter Aufbau – die besten Tipps

Du möchtest dir die Informationen lieber anhören? Dann geht’s hier zur Podcast-Episode

Was ist E-Mail Marketing?

Die E-Mail (oder für die Leser*innen aus Österreich und der Schweiz auch “das” E-Mail) ist eine auf elektronischem Wege übertragene Nachricht. E-Mails gibt es bereits seit über 50 Jahren und die erste nach Deutschland geschickte E-Mail wurde 1984 aus den USA nach Deutschland gesendet. 

Seitdem hat sich viel getan und in Zeiten der Nutzung effektiver Kommunikationskanäle im Online Marketing nimmt die E-Mail im Marketing-Mix eine immer wichtigere Rolle ein. 

E-Mail-Marketing-und-Newsletter-Aufbau-Die-besten-Tipps

Aber was ist das E-Mail Marketing genau?

Grundsätzlich ist E-Mail Marketing das Versenden einer kommerziellen Nachricht an eine Gruppe von Personen per E-Mail. Danach könnte jede  an einen möglichen Kunden über ein E-Mail-Tool gesendete Nachricht als E-Mail Marketing bezeichnet werden. 

Beim E-Mail Marketing gibt es unterschiedliche Arten von E-Mails, die entweder regelmäßig versandt werden oder z.B. durch einen Trigger angestoßen werden. 

E-Mail Marketing ist also auch ein Marketing Tool, bei dem es um eine Serie von E-Mails geht, die auch an unterschiedliche Empfänger gesendet werden bzw. nur an solche, die zuvor eine bestimmte Handlung getätigt haben. 

Ein Beispiel dafür ist eine E-Mail Sequenz, die ein Empfänger erhält, nachdem er sich ein kostenloses Angebot für 0,00 € gesichert hat. Danach sollte der Empfänger im besten Fall eine auf dieses Angebot abgestimmte Reihe von E-Mails erhalten, die zeitlich begrenzt ist. 

Mit dieser Sequenz von E-Mails soll der Empfänger dann zu weiteren Handlungen animiert werden, z.B. ein Kennenlerngespräch wahrnehmen oder ein kleineres Produkt (sog. Tripwire) kaufen. 

Das E-Mail Marketing ist also eine Möglichkeit im Rahmen deines Marketings, eine zielgruppenspezifische und auf Empfänger abgestimmte digitale Kommunikation herzustellen.

Die Vorteile von E-Mail Marketing

Das E-Mail Marketing hat viele Vorteile gegenüber anderen Marketing-Tools oder Marketing-Kanälen. 

Dies sind die wichtigsten Vorteile des E-Mail Marketing:

  • Umsatzsteigerung
  • Steigerung der Markenbekanntheit
  • Stärkung der Kundenbindung
  • Übersichtliche Kosten (Tool)
  • Kundenerreichbarkeit
  • Unabhängigkeit von Drittanbietern
  • Kontaktliste gehört dir
  • Analysemöglichkeiten

Du solltest also die Möglichkeit, das E-Mail Marketing in deinen Marketing-Mix bzw. in dein Marketing-Portfolio aufzunehmen, unbedingt nutzen. 

Zusammenhang zwischen E-Mail Marketing und Newsletter

Während es sich bei dem Newsletter klassischerweise um eine wöchentliche oder zumindest regelmäßig wiederkehrende E-Mail handelt, wird das E-Mail Marketing gezielt aufgrund eine bestimmten Handlung von außen eingesetzt. 

Außerdem unterscheiden sich der Newsletter und das E-Mail Marketing auch in der Erscheinungsform. Der Newsletter ist immer gleich aufgebaut, enthält ggfs. die gleichen Bausteine oder Bestandteile, während die anderen E-Mails oft ein unterschiedliches Design erhalten. 

Genau genommen handelt es sich bei dem Newsletter um einen Teil des E-Mail Marketings. Es ist ein wichtiger Bestandteile neben Trigger E-Mails, Broadcast Mails usw. 

Weil der Newsletter einen so wichtigen Bestandteil des E-Mail Marketings darstellt, gehe ich auf den Newsletter und den Aufbau eines Newsletters im Folgenden näher ein.

Newsletter bzw. E-Mail Kampagne

Im Grunde ist der Begriff “E-Mail Marketing Kampagne” eine Umschreibung des Newsletters.

So nutzt z.B. das Tool Active Campaign den Begriff “Kampagne” als synonym für den Newsletter. 

Manchmal wird der Begriff der E-Mail Kampagne aber auch für eine Abfolge von E-Mails genutzt, die man nacheinander an einen Kunden oder Interessenten automatisiert verschickt.

Die Begrifflichkeiten werden also oftmals ein bisschen ungenau verwendet.

So, jetzt soll es aber um den Newsletter und den Newsletter Aufbau gehen.

Newsletter Aufbau – so geht’s

Wenn du einen Newsletter versenden möchtest, dann musst du bestimmten Voraussetzungen für den Newsletter Aufbau erfüllen. Diese stelle ich dir nun im Folgenden vor:

Die richtige Software für den Newsletter Aufbau

Um einen Newsletter versenden zu können, brauchst du einen E-Mail Software Anbieter. Andere sprechen dabei auch von E-Mail Service Provider (ESP). Gemeint ist immer das gleiche, nämlich eine Software, mit der du deine E-Mails gestalten, verwalten und automatisiert versenden kannst. 

Ich kann dir nur dringend davon abraten, deine E-Mails über gmail.com oder ähnliche Adressen zu versenden. 

Zum einen kannst du damit nicht DSVGO-konform E-Mails an mehrere Empfänger versenden. Zum anderen sind die Server von Gmail & Co. nicht für den Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Empfängern ausgelegt. 

Mein Tipp:

Melde dich bei verschiedenen E-Mail Anbietern an, wie z.B.

und probiere aus, mit welchem Tool du intuitiv am besten klar kommst. 

Meine Erfahrung zeigt, dass wenn du 3 verschiedene Personen fragst, wirst du wahrscheinlich 3 verschiedene Meinungen hören, welches das beste Tool ist. 

Ich selbst nutze Active Campaign und bin begeistert von den Möglichkeiten, die es mir bietet. Mit dem Kurs von Lisa Gebler (Active Campaign 1×1*) habe ich mir alles Wichtige rund um das Tool selbst beigebracht und bin ganz happy damit.

Erstelle ein OptIn-Formular

Was du dann im Newsletter Aufbau brauchst, ist ein OptIn- bzw. ein Anmeldeformular. 

Darin abfragen bzw. angeben solltest du

  • den Vornamen, damit du die Person im Newsletter personalisiert ansprechen kannst
  • die E-Mail-Adresse natürlich
  • den Hinweis auf deine Datenschutzerklärung
  • einen Hinweis auf die Möglichkeit, sich jederzeit auch wieder abmelden zu können.

Eventuell kannst du in das Anmeldeformular auch aufnehmen, wie oft du deinen Newsletter versenden wirst.

Wichtig ist hier nur: Halte, was du versprichst. Wenn du einen wöchentlichen Newsletter versprichst, dann solltest du nicht unregelmäßig ab und zu nur einen verschicken. 

Weite deine Newsletter-Liste aus

Was du brauchst und was auch Sinn des Anmeldeformulars und des Newsletters ist, ist eine gute und qualitativ hochwertige Liste mit Abonnenten. Das bedeutet auch, dass du Menschen aktiv anbieten darfst, auf deine E-Mail Liste zu kommen und Teil deiner Community zu werden. 

Für deine Newsletter-Liste braucht es nicht in erster Linie ein Angebot für 0,00 € (Freebie). Dies soll dir nur die Möglichkeit bieten, mehr Menschen einen Anreiz zum Eintrag auf deine Liste zu bieten. 

Ich habe in letzter Zeit aber vermehrt auch von meinen Kundinnen gehört, dass die Leute zumindest im B2B Bereich gar nicht mehr so wild darauf sind, sich irgendein kostenfreies Angebot runterzuladen, um auf der Newsletter-Liste zu landen. 

Ein Angebot für 0,00 € ist also eine Möglichkeit, aber kein Muss, seine Liste weiter zu vergrößern. 

Lass dich deshalb von der Tatsache, dass du noch kein 0,00 € Angebot hast, nicht davon abhalten, schon an der Vergrößerung deiner E-Mail Liste zu arbeiten.

Biete den Eintrag für deinen Newsletter bei jeder Möglichkeit an. Unter jedem Blogartikel, bei Social Media, in Gruppen. Stelle den Mehrwert, den du mit deinem Newsletter bietest, kurz und knackig dar und biete die Möglichkeit, sich einzutragen. 

Denk dabei unbedingt an deine Datenschutzerklärung. 

Ziel deines Newsletters

Jetzt stellt sich noch die Frage, welches Ziel du mit deinem Newsletter möchtest. Du kannst z.B. auf ein neues Produkt aufmerksam machen, von deinem neuesten Content in Form von Blogartikeln o.ä. berichten oder von dir und deinem Business erzählen. 

Aus meiner Sicht ist es schwierig, die Ziele an der Thematik festzumachen. 

Für mich ist der Newsletter mein authentischstes Content-Stück. Hier erfährt man

  • etwas Privates über mich
  • welchen neuen Content ich erstellt habe, z.B. Blogartikel oder Podcast-Episode
  • an welchen Produkten ich gerade arbeite
  • welche Angebote ich verkaufe
  • welchen Content oder welche Angebote meiner Kolleg*innen ich empfehle usw. 

Wer in meiner Newsletter-Liste ist, erfährt alles als erstes. Weil ich jede einzelne Person schätze, die Teil meiner Community ist. 

Das ist mein Ziel.

Lege dein Ziel für deinen Newsletter fest.

Häufigkeit deines Newsletters

Jetzt kommt ein super wichtiger Punkt im Newsletter Aufbau, nämlich, wie oft du einen Newsletter verschickst. Wenn ich erzähle, dass ich jede Woche Donnerstag einen Newsletter rausschicke, stößt das oft auf Erstaunen. 

Ob das nicht zu häufig sei, werde ich dann gefragt. Ob ich nicht Angst hätte, die Menschen zu belästigen, wenn ich so oft schreibe. 

Kurz mal eingeworfen: Mr. Copywriting himself Tim Gelhausen verschickt 3 (!) Newsletter pro Woche und ich liebe sie! Ich lese jeden einzelnen. Warum ist das so?

Tim bietet mit jedem seiner Newsletter Mehrwert. Und zwar richtig guten Mehrwert. 

Sobald du es aus diesem Gesichtspunkt betrachtest, sollte sich bei dir ein Mindset-Shift ergeben: 

Wenn du jede Woche guten Mehrwert kostenlos an deine Community herausgibst, sie als erstes auf Angebote und neuen Content aufmerksam machst und zusätzlich auch noch ein bisschen was Persönliches von dir erzählst (wer liest das nicht gerne? 😉) – wieso sollte man sich dann belästigt fühlen? 

Das ist doch total super!

Und falls sich jemand belästigt fühlen sollte (was ich nicht glaube, solange der Mehrwert stimmt), gibt es ja den Abmelde-Button. Dann ist es auch gut, wenn jemand wieder geht, denn faktisch zahlst du für jeden der Kontakte auf deiner Liste. 

Ich schreibe jeden Donnerstag einen Newsletter. Um 12:12 Uhr geht er an meine Community raus. Komme was wolle. Und ich habe eine ausgesprochen geringe Abmelderate. Ich scheine also nicht alles falsch zu machen. 

Unsexy aber wichtig: Aufnahme des Newsletters in deine Datenschutzerklärung

Um auf Nummer Sicher zu gehen, solltest du die Nutzung deines E-Mail Marketing Tools unbedingt in deine Datenschutzerklärung aufnehmen. Dies deshalb, weil du ja Daten speicherst und verwendest. 

Informiere dich hier ggfs. bei einem Anwalt deiner Wahl dazu. 

Weitere Tipps zum Newsletter

Hier kommen noch ein paar praktische Tipps rund um deinen Newsletter Aufbau, die du aber unbedingt beherzigen solltest.

Schreibe Newsletter ab sofort

Sobald du ein Tool, ein Anmeldeformular und eine Liste hast, schreibst du Newsletter. Und zwar in der von dir festgelegten Häufigkeit und Frequenz. 

Und dabei ist es völlig unwichtig, ob du 3 oder 3000 Menschen auf deiner Newsletter-Liste hast. Vielleicht melden sich am Anfang nur Mama, Oma, dein Ehemann und deine beste Freundin an. Das ist aber völlig nebensächlich. 

Mit der Erstellung einer Newsletter-Liste gehst du ein Commitment nicht nur dir selbst gegenüber ein. Du hast versprochen, regelmäßig Newsletter zu schreiben, dann mach es auch!

Erstelle ein schönes Newsletter Design

Dein Newsletter soll dich repräsentieren. In den meisten E-Mail Marketing Tools gibt es die Möglichkeit, Header-Bilder und Farben auf dein Branding anzupassen. 

Nutze die Möglichkeit, dass sich dein Newsletter in dein Branding einfügt. Und sollte es etwas besondere anzukündigen geben, darf sich auch das Header-Bild ändern.

Kein Content-Stück ohne Call-to-action 

Gerade wenn deine Liste noch klein ist, solltest du jede Möglichkeit nutzen, um Menschen in deine Newsletter-Liste zu bringen. 

Setze also auf jeden Fall in deine Blogartikel oder anderen Content-Stücke immer eine Handlungsaufforderungen, sich in deine Newsletter-Liste einzutragen. 

Aber auch dein Newsletter ist Content. Deshalb gehört auch in den Newsletter immer eine Handlungsaufforderung, also ein Call To Action (CTA). Dieser kann deine Leser*innen dazu animieren, z.B. deine Website zu besuchen. Im besten Falle verlinkst du eher auf deine Website als auf Fremd-Plattformen, denn du möchtest sie ja in deiner Sphäre behalten.

Achte darauf, dass der CTA in deinem Branding gestaltet ist, sich aber doch deutlich vom Rest des Textes abhebt.

Gib deinem Newsletter einen Namen

Das Wort Newsletter hat einen etwas schlechten Ruf. Darunter verstehen viele die unsäglichen Werbemails, die manche großen Firmen verschicken und die keinerlei Mehrwert (über die Mitteilung von Angeboten hinaus) enthalten. 

Wenn du die Möglichkeit hast, dann gib deinem Newsletter einen passenden Namen. Meiner hieß zu Zeiten, als ich noch Pinterest-Marketing gemacht habe “Pin-Letter”, danach, als ich Pinterest-Marketing für Podcaster*innen angeboten habe “MyPinPodLetter” und nun heißt er “Strukturpost”. Das klingt einfach manchmal netter als “Newsletter”. 

Eine liebe Kollegin von mir verschickt zum Beispiel die “Technikpost”, eine andere die “Flaschenpost”. Es sollte nur zu deinem Business und zu dir passen. 

Ein starker Betreff

Der Betreff ist das erste, was die Kund*innen von deinem Newsletter zu sehen bekommen. Natürlich möchtest du, dass deine Leser*innen beim Lesen des Betreffs sofort Lust haben, deine E-Mail zu öffnen.

Wähle einen kurzen, aussagekräftigen Text, der auch mal ein bisschen provokant (falls passend) oder Aufsehen erregend sein kann. So kannst du die Öffnungsrate deines Newsletters steigern.

Aber wichtig: Versprich im Betreff nichts, was du dann im Newsletter selber nicht hältst!

Sei authentisch in deinem Newsletter

Ich habe es oben schon erwähnt: In deinem Newsletter kannst du dich richtig austoben und ihn zu dem authentischsten Content-Stück machen, dass du herausgibst. Nimm deine Community ein Stück weit mit in dein Leben, in dein Business. Schaffe eine Verbindung zu den Menschen, die deinen Newsletter abonniert haben und frage sie auch um ihre Meinung. 

Wenn es dir hilft, dann stell dir vor, du würdest an deine Lieblingskundin oder deine beste Freundin schreiben. Das klingt dann schon ganz anders und viel persönlicher. 

Nutze Kategorien bzw. Abschnitte für den Aufbau deines Newsletters

Wie schwierig es sein kann, einen Newsletter zu schreiben merkt man oft dann, wenn man ein weißes Blatt Papier oder eine weiße Seite am Computer offen hat und soll jetzt möglichst informativ oder kreativ schreiben. 

Den Tipp, den ich für Blogartikel geben, nämlich sich zunächst eine Struktur bzw. ein Gerüst zu erstellen, den möchte ich auch hier für den Aufbau eines Newsletters teilen.

Unterteile deinen Newsletter gedanklich oder tatsächlich in verschiedene Kategorien oder Unterpunkte. Bei mir sind das grob: Persönliches, Blogartikel, Podcast, Tipp, Angebot, Angebote von Kolleg*innen. 

Nicht immer nutze ich alle Kategorien. Meistens sind es nur 3 oder maximal 4 dieser Unterpunkte. Es ist aber wesentlich leichter, einige Sätze unterhalb von Kategorien zu schreiben, als ein leeres Blatt zu füllen. 

Achte auf responsives Design

Noch ein wichtiger Punkt, der gerne übersehen wird: Viele Nutzer*innen lesen Newsletter am Handy. Dort ist aber häufig die Darstellung von Bildern ausgestellt bzw. man muss sie manuell einstellen. 

Achte bei der Erstellung deiner Newsletter darauf, dass Button ggf als Bild gelten und verwende lieber Text-Links. Außerdem solltest du die wichtigsten Informationen nicht unbedingt grafisch darstellen. 

Der richtige Versandzeitpunkt

Wann du deinen Newsletter versenden solltest, hängt stark von deiner Zielgruppe bzw. deinem Wunschkunden ab. Im B2B Bereich ist es sicher sinnvoll, den Versand nicht am Wochenende sondern zu klassischen Arbeitszeiten einzurichten.

Bei B2C Kunden hängt es stark vom Inhalt des Newsletters ab, wann dieser die Zeit findet, deinen Newsletter zu lesen.

Überlege also mal, wann der besten Zeitpunkt sein könnte, um deine Leser*innen zu erreichen. Und dann teste, an welchen Tagen und zu welcher Tageszeit die Öffnungsrate am höchsten ist und finde so die ideale Versandzeit heraus.

Themenfindung für deinen Newsletter

Ganz häufig höre ich, das jemand nicht weiß, worüber er in seinem Newsletter schreiben soll. Das Problem sollte eigentlich schon nicht vorhanden sein, wenn du den vorherigen Punkt beherzigst. 

Hier möchte ich dir dennoch ein paar Ideen zur Themenfindung mitgeben:

Content

Informiere deine Newsletter-Abonnent*innen als erstes über neue Content-Stücke von dir, z.B. Blogartikel

Social Media Beiträge

Was du in Social media geteilt hast, eignet sich sicher auch gut für deinen nächsten Newsletter. Lege dir einen Ideen-Pool an

Gruppen

Halte Augen und Ohren auf in Gruppen: Worüber sprechen die Menschen dort. Das kann auch durchaus mal ein politisches Thema sein. Du darfst Stellung beziehen, wenn du möchtest

Daten & Fakten

Gibt es interessante Zahlen rund um dein Thema? Trends oder Fakten über die du sprechen kannst? Dann mach das!

Hintergründe zu deinem Business

Was passiert gerade in deinem Business? Woran arbeitest du? Erzähl den Menschen davon!

Umfragen

Streue hin und wieder Umfragen ein. Die Menschen lieben es, wenn sie ihre Meinung äußern dürfen. Nutze das und komme in den Austausch. 

Tipps & Tricks

Kannst du kleine Tipps geben rund um dein Thema. Welche tollen Tricks kannst du verraten, um Mehrwert zu liefern.

Hobbys & Interessen

Wofür interessierst du dich privat? Wo lebst du, was machst du gerne, was ist dir wichtig. Zeig dich nahbar und authentisch.

Deine Entwicklung

Nimm die Menschen bei deiner Entwicklung mit. Das ist spannend für sie zu sehen, was sich bei dir tut. 

Schicke dir immer eine Test-Mail

Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass einiges schief gehen kann, wenn man einen Newsletter versendet. Nutze deshalb die Möglichkeit deines E-Mail Marketing Tools und versende dir vorab eine Test-Mail, mit der du den Text durchlesen und ggf Links überprüfen kannst, bevor die E-Mail an alle Abonnent*innen rausgeht. 

Halte ein, was du (dir) versprichst

Aus meiner Sicht der allerwichtigste Punkt noch einmal hervorgehoben: 

Die Menschen, die sich in deinen Newsletter eintragen, die schenken dir ihr Vertrauen. Behandle sie gut und nutze die Möglichkeit, eine echte Verbindung zu ihnen aufzubauen. Dazu gehört auch, dass du einen festen Tag ausmachst, an dem du den Newsletter verschickst und im besten Fall auch eine feste Uhrzeit (du kannst in jedem Newsletter-Tool die Versandzeit vorplanen). 

Von mir gibt es jede Woche Donnerstag um 12:12 Uhr den Newsletter. Das ist gesetzt. Daran halte ich mich. Und weil ich (mir) das einmal versprochen habe, hat das Priorität. 

Mach deinen Newsletter auch zur Priorität!

Fazit

Ich hoffe, diese Übersicht und Tipps zum Aufbau eines Newsletters haben dir weitergeholfen und du merkst schon jetzt, welches Potenzial im E-Mail Marketing steckt. Solltest du jetzt ganz neu damit starten, einen Newsletter zu versenden, dann hinterlass mir gerne einen Kommentar – dann melde ich mich an und wenn du magst (und nur dann) gebe ich dir kostenfrei Feedback auf deinen Newsletter.