Seit ich selbständig bin, nutze ich To Do-Listen in unterschiedlicher Form. Ich habe da auch echt schon viel ausprobiert. Mal als klassische To Do-Liste auf Papier, mal im Rahmen eines Online-Tools oder eine Kombination aus beidem. Im letzten Jahr bin ich dann aber auf eine andere Art von Liste umgestiegen, die bei mir zusammen mit einem Online-Tool zu einem richtigen Produktivitäts-Boost geführt hat: Die Ziele-Liste. Ob man eine To Do-Liste braucht, was genau die Ziele-Liste ist und warum sie so einen Unterschied macht, das erfährst du hier.

Podcast-Episode zum Blogartikel: Mein bester Tipp für mehr Produktivität im Business

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Wozu braucht es überhaupt eine To Do-Liste?

Was eine To Do-Liste ist, das dürfte wohl jedem klar sein. In der klassischen Papierform ist es eine aus einer oder zwei Spalten bestehenden Liste, in der alle zu erledigenden Aufgaben gegebenenfalls mit Deadline eingetragen werden. 

Eine solche To Do-Liste ist grundsätzlich sinnvoll, sofern sie zu mehr Produktivität und Struktur im Alltag führt. Mit To Do-Listen lassen sich Aufgaben nämlich übersichtlich darstellen und Prioritäten abbilden bzw. durch das Abhaken auch Erfolge festhalten. 

Im besten Falle entlastet diese To Do-Liste das Gedächtnis. Aber eben nur im besten Falle…

Warum du dich mit einer To Do-Liste selbst boykottieren kannst

Das große Problem an der klassischen To Do-Liste auf Papier ist aber folgendes: 

Du schreibst ungefiltert einfach alle To Do’s untereinander auf. Privat, beruflich, alles, was du meinst, erledigen zu müssen. Es entsteht eine unglaublich lange, unübersichtliche Liste, oder?

“Ich habe seit langer Zeit eine To-do-Liste, die nicht schaffbar ist, an der zu scheitern alternativlos ist. Dass mich das nicht glücklich machen kann, erkenne ich selbst.”

[Josephine Apraku von missymagazine]

Durch das ungefilterte Aufschreiben aller deiner Aufgaben und die eindimensionale Betrachtung, die eine To Do-Liste auf Papier eben nur bieten kann, führst du dich selbst unweigerlich in einen Zustand des Unwohlseins. Du kannst es nicht schaffen, eine leere To Do-Liste zu haben. Das ist schlichtweg als Selbständige oder Online-Unternehmerin nicht möglich. Es gibt immer etwas zu tun. Du boykottierst dich und ein etwaiges Erfolgserlebnis also, wenn du eine reine To Do-Liste auf Papier nutzt.

To Do-Liste auf Papier oder Online-Tool – was ist besser?

Diese Frage zu stellen ist genauso, als würde ich dich fragen, wie du deine Wochenplanung lieber machst. Die einen schwören für die Erstellung der To Do-Liste auf Stift und Papier, die anderen arbeiten am liebsten mit einem Online-Tool wie z.B. Trello oder Asana. 

Ich persönlich nutze jetzt seit zwei Jahren die 1-Minute-To-Do-List von Linnenberger im Tool Trello. Hier findest du einen tollen Blogartikel von Claudia Kauscheder zu diesem Thema: “Von der ToDo- zur Done-Liste mit Trello”. 

Tatsächlich hat auch mir die Nutzung von Trello sehr dabei geholfen, mich zu strukturieren und einen Zeithorizont in meine To Do-Liste zu integrieren. Außerdem liebe ich gute Online-Tools und da gehört für mich Trello definitiv dazu. Natürlich funktionieren auch ähnliche Prinzipien bei Asana und Co. 

Es ist also einfach eine Frage der Vorliebe, ob du online oder offline besser eine To Do-Liste führen kannst – und auch der Flexibilität. Denn natürlich sind Kärtchen schneller verschoben und durch die unterschiedlichen Listen wird die To Do-Liste nicht einfach nur immer länger sondern sie ist auch vielschichtiger. 

Die Vorteile der virtuellen To Do-Liste wie leichtere Auffindbarkeit, ständige Verfügbarkeit, leichtere Bearbeitung und auch gemeinsame Nutzungsmöglichkeiten im Team sind also nicht von der Hand zu weisen. 

Auf der anderen Seite ist so eine Papier-Liste, die auf dem Schreibtisch liegt eben auch ganz praktisch, oder?

Beide Systeme nutzen – ergibt das Sinn?

Ich kenne zahlreiche Selbständige, die beides parallel nutzen, also eine To Do-Liste auf Papier und daneben ein Online-Tool. So ähnlich mache ich es ja auch und ich finde es – mit Einschränkung – tatsächlich auch sinnvoll. 

Wichtig ist aus meiner Sicht aber, dass du für dich selbst bestimmst, an welcher Liste du dich hauptsächlich orientierst und welches deine Hilfsliste sein soll. 

So kannst du z.B. die Papier-Liste dazu nutzen, einfach alles ungefiltert zu sammeln, um es dann in das Online-Tool, z.B. Trello, zu übertragen. Ob du dir damit aber eine unnötige Mehrarbeit aufhalst, musst du für dich entscheiden.

To do or not to do – that is the question!

Um an dieser Stelle mal mit einem wichtigen Glaubenssatz aufzuräumen: To Do-Listen sind, egal ob offline oder online, keine Sammelstelle für Termine oder sonstige Ereignisse. Bei To Dos geht es um Aufgaben, die abgearbeitet, also erledigt werden müssen. 

Deshalb haben Termine zwar etwas im Kalender, nicht aber auf deiner To Do-Liste zu suchen. 

Wenn du also das nächste Mal in Versuchung geraten solltest, eine Kundenbesprechung oder einen Zahnarzttermin auf die To Do-Liste zu setzen: Lass es 😉

Ziele-Liste statt To Do-Liste: Der Mindset-Shift

Wie du vielleicht gemerkt hast, bin ich nicht grundsätzlich von To Do-Listen abgeneigt. Dennoch stört mich am Prinzip der To Do-Liste, dass es einfach eine Ansammlung ungefilterter und unsortierter Aktivitäten ist, die irgendwie und irgendwann erledigt werden müssen. 

Auch wenn du jetzt einwenden solltest, dass du eine besondere Struktur in deiner To Do-Liste hast und vielleicht durch farbliche Markierungen oder Überschriften versuchst, sie ein bisschen übersichtlicher zu gestalten. Hand auf’s Herz: Klappt das wirklich?

Tue dies, bevor du deine To Do’s aufschreibst

Dass du dir zunächst einmal Gedanken darüber machst, ob es sich tatsächlich um Aufgaben handelt, die du auf deine To Do-Liste schreibst, hatten wir oben schon geklärt. Termine und sonstige Erinnerungen haben auf der To Do-Liste nichts zu suchen. 

Darüber hinaus solltest du dir aber auch Gedanken darüber machen, was genau du mit einer To Do-Liste überhaupt erreichen willst:

• möchtest du einfach alles aufschreiben, damit du nicht mehr dran denken musst
• möchtest du deinen Tag strukturieren
• machst du so deine Wochenplanung
• willst du deine nächsten Ziele festhalten.

Wenn es einer dieser Punkte ist, dann kann ich dir nur sagen: Dafür ist die To Do-Liste nicht geeignet. Dann verwendest du das falsche Tool und machst dir unnötig Arbeit. 

Deshalb eine Ziele-Liste und keine einfach To Do-Liste

Nach meinem Verständnis bringt eine einfache To Do-Liste, über deren Sinn und Sinnhaftigkeit du dir vorher keine Gedanken gemacht hast, gar nichts außer schlechter Gefühle. Denn wie bereits gesagt: Eine To Do-Liste hat für dich als Selbständige oder Online-Unternehmerin nie ein Ende. 

Wenn du aber aus einer To Do-Liste eine Ziele-Liste machst, dann führt eine reine Ansammlung von Aktivitäten, die zu erledigen sind, zu einer Zielgerichtetheit deines Handelns.

So funktioniert die Ziele-Liste

Die Ziele-Liste funktioniert wie folgt: Du druckst dir die Ziele-Liste aus. Es ergibt Sinn, dass du sie nicht am PC ausfüllst, sondern auf Papier.

Du schreibst dir deine drei wichtigsten Ziele für den Tag auf. Das können drei Projekte sein oder Teilziele. Diese bestimmen deine Tagesplanung. Achte dabei aber unbedingt darauf, dass die Machbarkeit dieser drei Ziele auf deine freien zeitlichen Kapazitäten abgestimmt ist. 

Diese drei Ziele untergliederst du dann in drei Unterziele bzw. drei Aufgaben. Als Beispiel:

1. Ziel: Blogartikel schreiben. Deine Unterziele könnten dann sein: Recherche, Grobfassung Text und Beitragsgrafik erstellen
2. Ziel: Administration. Deine Unterziele könnten dann sein: Zero Inbox, Email an Kundin beantworten, Schreibtisch aufräumen
3. Ziel: Alles im Griff. Die Unterziele könnten dann sein: Wartelisten-Landeseite überarbeiten, Automation überprüfen, Instagram-Post erstellen

Wichtig dabei ist: Es geht nicht darum, dass du jeden Tag alle Ziele oder Unterziele erledigst. Die können dich bei größeren Zielen oder Projekten länger begleiten. Oder die Unterziele des einen langfristigeren Ziels verändern sich immer wieder. Wenn du ein Ziel an einem Tag nicht hast erledigen oder erreichen können, dann darfst und sollst du es auf den nächsten Tag übertragen.

Der entscheidende Unterschied zur normalen To Do-Liste liegt nämlich darin, dass du dir morgens überlegst, was genau heute wichtig ist. Nicht, was morgen oder übermorgen oder nächste Woche wichtig ist. Sondern die Erledigung welcher Aufgaben (begrenzte Anzahl!) bringt dich heute wirklich weiter. 

Diese Überlegung macht aus meiner Sicht den Unterschied. 

Jeden Tag die Zeit nehmen, um über das wichtigste Ziel nachzudenken. Was will ich heute erreichen, was ist heute wichtig. Welche Aktivitäten muss ich heute erledigen, um einen Schritt vorwärts zu machen. 

Hier kannst du dich für meinen Newsletter eintragen und bekommst dann meine Vorlage für die Ziele-Liste für 0,00 € zugesandt. Außerdem bekommst du zusätzliche E-Mails, in denen ich noch einmal darauf eingehe, wie du die Ziele-Liste am besten für dich nutzen kannst. 

Wichtig dabei ist, dass du sie nutzt. Jeden Tag. Auch am Wochenende, wenn es dir hilft, denn auf der Ziele-Liste müssen nicht notwendigerweise nur berufliche Dinge stehen. 

Umsetzen, umsetzen, umsetzen

Und dann bleibt nur noch eines zu tun: Umsetzen. 

Ohne Umsetzung bleibt eine Liste auch nur das, was sie objektiv ist: Ein Stück Papier mit ein paar Worten darauf. 

Dadurch, dass du dich aber morgens dazu entschieden hast, genau die genannten Aktivitäten zu erledigen, bist du ein Commitment eingegangen, in die Umsetzung zu kommen. Jeden Tag wieder. 

Ich verspreche dir: Wenn du es schaffst, die Ziele-Liste einen Monat lang täglich für dich zu nutzen, dann kannst du hinterher nicht mehr ohne. Sie wird dir zu mehr Produktivität verhelfen und zu dem guten Gefühl, jeden Tag etwas getan zu haben, was direkt auf deine Ziele einzahlt. Und nicht nur einfach irgendwelche wilden To-Dos abgearbeitet zu haben (wenn überhaupt!).

Fazit

Für mich ist die Kombination aus der 1-Minute-To Do-Liste für den größeren Überblick und die Ziele-Liste auf Papier einfach perfekt. Oft stehen in der “Critical Now” Liste die gleichen oder ähnliche To-Dos wie auf der Ziele-Liste aber das stört mich nicht. Ganz im Gegenteil. Es bestätigt mich darin, dass ich auf dem richtigen Weg bin und gibt mir doppelte Genugtuung, wenn ich nicht nur einen Haken auf der Ziele-Liste machen sondern auch noch den Erledigt-Button auf dem Kärtchen in Trello drücken konnte.

Hinterlass mir gerne deinen Kommentar, ob die Ziele-Liste für dich auch so gut funktioniert oder ob du eine bessere Variante einer To Do-Liste für dich gefunden hast.